POD là gì? Vai trò và lợi ích của POD mang lại cho Logistics

Trong quá trình giao hàng sẽ có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra, ngay cả khi hàng hóa được giao đến tay khách hàng thì cũng sẽ có những biến cố mà bạn không ngờ tới. Chính vì vậy mà để giảm thiểu được những tổn thất có thể xảy ra liên quan tới quá trình giao hàng, đặc biệt là việc xác nhận đơn hàng giao thành công thì POD đã ra đời.

Vậy, POD là gì trong logistics? Lợi ích và vai trò của POD trong quá trình vận tải ra sao? Hãy cùng ISO Logistics tìm hiểu chi tiết về POD là gì qua bài viết dưới đây nhé!

Mục Lục

POD là gì?

POD là viết tắt của “Proof of Delivery”, tức là “bằng chứng giao hàng”. Đây là thuật ngữ được sử dụng nhiều bởi bên giao hàng với việc chứng minh đơn hàng đã được giao thành công tới tay khách hàng đúng theo địa chỉ và thỏa thuận giữa hai bên.

Tuy nhiên, POD sẽ chỉ có hiệu lực khi khách hàng đã ký tên xác nhận vào đơn hàng của mình để đảm bảo hàng giao đúng số lượng. Cùng với đó, các thông tin về họ tên, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng cũng sẽ được xác nhận lại trên tờ POD của bên giao hàng.

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì các tờ POD dần được thay thế bằng các phiên bản POD online. Với một nền tảng trực tuyến, bên giao hàng cung cấp thông tin đơn hàng và địa chỉ giao hàng như tờ POD thông thường, khách hàng chỉ cần kiểm tra và xác nhận là quá trình cung cấp bằng chứng đã được thực hiện hoàn tất.

POD và từ đồng nghĩa BOL

BOL là “Bill of lading”, có nghĩa tiếng Việt là “vận đơn”. Về cơ bản thì ta có thể nhận thấy rằng cả POD và BOL đều là tài liệu được gửi kèm theo trong quá trình giao hàng khi cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến đơn hàng và người nhận hàng, từ đó giúp nhà bên vận chuyển có thể chứng minh và tránh được các trách nhiệm về mặt pháp lý liên quan.

Tuy nhiên, vẫn có sự khác biệt cụ thể giữa POD và BOL.

POD là một biên lai được khách hàng xác nhận khi nhận hàng từ bên giao hàng. Còn BOL được xem như một bản hợp đồng thỏa thuận giữa bên giao hàng và khách hàng. BOL cũng cung cấp đầy đủ thông tin về đơn hàng để đảm bảo sự chính xác một cách tối đa.

Vai trò của POD là gì trong logistics?

Hiểu được POD là gì trong logistics, vậy thì vai trò của POD trong quá trình vận tải như thế nào? Dù là vận chuyển nội địa hay quốc tế thì POD vẫn luôn là một chứng từ vô cùng quan trọng. Nó có ý nghĩa nhất định với cả doanh nghiệp và khách hàng hiện nay.

POD đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp ở đây sẽ bao gồm cả bên bán và bên cung cấp dịch vụ vận chuyển. Vì hiện nay, việc sử dụng dịch vụ vận chuyển là rất lớn, do vậy mà các doanh nghiệp sẽ cần quan tâm rất nhiều tới việc giao hàng thành công và chính xác cho người gửi ra sao.

Tăng độ chính xác cho đơn hàng

Việc giao hàng và ký xác nhận vào POD sẽ được thực hiện khi khách hàng nhận hàng và mặt hàng đúng với những gì được đề cập trong đơn hàng. Vì thế, trường hợp khách hàng đột ngột đổi ý và muốn trả lại đơn hàng thì sẽ tốn kém khá nhiều chi phí.

Vì thế mà việc áp dụng POD sẽ giúp doanh nghiệp có thể tăng độ chính xác của đơn hàng, tiết kiệm được chi phí và thời gian vận chuyển đi lại.

Việc nêu rõ điều khoản này trong tờ POD và khách hàng ký xác nhận sẽ là cách để ban giao hàng có thể tránh cho việc tham gia vào những vấn đề hoàn hàng một cách không cần thiết giữa bên bán và bên mua.

Chứng minh quá trình giao hàng thành công

Một trong những vai trò cơ bản của POD với doanh nghiệp là chứng minh được quá trình giao hàng thành công. Bao gồm việc đúng đối tượng, đúng số lượng hàng cần có và hoàn thành được nghĩa vụ theo như hợp đồng.

Như vậy, bên cung cấp dịch vụ sẽ nhận được đầy đủ chi phí cho việc cung cấp dịch vụ giao hàng của mình và bên bán cũng có thể biết được đơn hàng đã đến với tay của khách hàng.

Tránh xảy ra các rủi ro khi giao hàng

Đơn hàng đã được gửi cho bên vận chuyển, khách hàng mãi vẫn chưa nhận được đơn mặc dù trạng thái đơn hàng được cập nhật là giao hàng thành công? Rất có khả năng là bên vận chuyển đã xảy ra sự cố liên quan đến đơn hàng, tuy nhiên đã gian dối để qua mắt khách hàng và bên bán.

Thế nhưng, với POD thì việc này sẽ rất khó qua mặt và bên vận chuyển phải chịu trách nhiệm tương ứng. Điều này giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao hàng cần nâng cấp trải nghiệm cho khách hàng, mang đến dịch vụ chất lượng, uy tín hơn.

POD đối với khách hàng

Nắm bắt được trạng thái đơn hàng

Đơn hàng đã giao thành công hay chưa là điều mà khách hàng có thể nhận biết được thông qua POD. Bởi với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay thì người giao hàng khi giao hàng thành công sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng và chụp hình chứng minh. Điều này sẽ giúp khách hàng nắm bắt được về tình trạng đơn hàng của mình cho dù bản thân không trực tiếp nhận hàng.

Kiểm soát đúng đơn hàng

Để tránh trường hợp đơn hàng bị đánh cắp, tráo đổi thì bạn có thể đối chiếu, so sánh lại đơn hàng thực tế so với POD. Qua đó, đảm bảo được quyền lợi của mình khi đơn hàng bị sai không đúng với những gì mà bạn đã đặt nhưng thông tinh nhận hàng vẫn đúng.

Dễ dàng theo dõi đơn hàng

Việc theo dõi đơn hàng sẽ giúp khách hàng yên tâm hơn trong quá trình đợi người giao hàng mang đến cho mình. Vì thế mà POD sẽ là công cụ hiệu quả để khách hàng theo dõi, cập nhật tình trạng đơn hàng trong suốt quá trình giao hàng.

Những lợi ích cụ thể mà POD mang đến trong lĩnh vực vận tải

Việc ứng dụng POD trong vận tải đã mang đến rất nhiều lợi ích cho chính doanh nghiệp.

Hạn chế được các tranh chấp

Với các đơn hàng bất kỳ thì việc giao đúng đơn hàng đúng người nhận là yêu cầu bắt buộc với bên vận chuyển. Đặc biệt những đơn hàng là giấy tờ quan trọng thì sự xác nhận của người nhận là rất quan trọng.

Và POD sẽ là cơ sở để hạn chế và giảm thiểu các rủi ro về tranh chấp có thể xảy ra khi đơn hàng bị giao sai và từ đó, việc truy vấn đơn hàng cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Có bằng chứng giao hàng sẽ giúp khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp, chắc chắn của bên cung cấp dịch vụ giao hàng. Vì thế mà khách hàng có thể yên tâm hơn khi sử dụng dịch vụ cũng như nhận hàng của mình.

Theo dõi hiệu suất giao hàng

Mỗi một POD sẽ được ghi nhận khi khách hàng ký tên hoặc xác nhận trên nền tảng. Và điều này sẽ giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển nắm bắt được hiệu suất giao hàng và phân phối hàng hóa của mỗi tài xế. Từ đó có được những chiến lược cải thiện trong trường hợp cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Hạn chế tình trạng gian lận

Việc gian lận, đánh tráo hàng hóa rất dễ xảy ra khi không có điều gì kiểm soát các tài xế. Tuy nhiên, với POD, mọi thông tin đều được đề cập chi tiết, cụ thể. Do vậy mà việc đánh cắp, tráo đổi sẽ rất khó để thực hiện một cách trót lọt.

Cùng với đó, POD cũng sẽ hỗ trợ bên vận chuyển có thể nhận đầy đủ chi phí một cách nhanh chóng hơn khi dịch vụ đã được hoàn tất.

Cải thiện quá trình theo dõi và trải nghiệm khách hàng

Việc theo dõi đơn hàng sẽ dễ dàng hơn với POD khi cập nhật chi tiết các chặng giao hàng của bên vận chuyển. Thông qua việc khách hàng có thể kiểm soát tốt đơn hàng của mình, doanh nghiệp có thể gia tăng trải nghiệm khách hàng và tìm kiếm cho mình những khách hàng tiềm năng, phù hợp nhất.

Thủ tục và các yếu tố cần chú ý trong POD

Trong quá trình xuất nhập khẩu, việc lập POD là rất quan trọng để đảm bảo việc giao nhận hàng hóa được thực hiện đúng thời gian và địa điểm. Các bước thực hiện bao gồm:

Chuẩn bị tài liệu: Trước khi bắt đầu việc giao nhận hàng hóa, cần phải chuẩn bị tài liệu và các thông tin liên quan để lập POD. Các thông tin cần có trong POD bao gồm tên và địa chỉ của người nhận hàng, số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng và chữ ký của người nhận hàng.
Thực hiện giao nhận hàng hóa: Sau khi đã chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết, việc thực hiện giao nhận hàng hóa được tiến hành. Người giao hàng cần chắc chắn rằng hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và địa điểm như đã cam kết trong hợp đồng.
Lập POD: Sau khi đã thực hiện giao nhận hàng hóa, người nhận hàng cần ký xác nhận trong POD để chứng nhận rằng hàng hóa đã được giao tới địa điểm đích và được chấp nhận. Nếu không có POD hoặc POD không đầy đủ thông tin, việc giải quyết các tranh chấp sẽ trở nên rất khó khăn và tốn nhiều thời gian.
Lưu trữ POD: POD là tài liệu quan trọng để chứng minh việc giao nhận hàng hóa đã được thực hiện thành công. Do đó, cần lưu trữ POD một cách cẩn thận để có thể sử dụng trong trường hợp cần thiết.

Ngoài các bước thực hiện, còn có một số yếu tố cần chú ý để đảm bảo việc giao nhận hàng hóa được thực hiện thành công. Đó là:

Đảm bảo thông tin trong POD chính xác: Thông tin trong POD cần phải chính xác và đầy đủ để đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.
Thực hiện kiểm tra hàng hóa trước khi giao nhận: Trước khi giao nhận hàng hóa, cần phải thực hiện kiểm tra hàng hóa để đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng loại và số lượng như đã cam kết trong hợp đồng.
Thực hiện đúng quy trình vận chuyển hàng hóa: Việc thực hiện đúng quy trình vận chuyển hàng hóa sẽ giúp đảm bảo việc giao nhận hàng hóa được thực hiện đúng thời gian và địa điểm như đã cam kết trong hợp đồng.
Lưu trữ POD một cách an toàn: POD là tài liệu quan trọng để chứng minh việc giao nhận hàng hóa đã được thực hiện thành công. Do đó, cần lưu trữ POD một cách an toàn để tránh mất mát hoặc bị hỏng hóc.
Đảm bảo tính bảo mật của POD: POD chứa thông tin quan trọng về giao nhận hàng hóa và có thể bị sử dụng để giải quyết các tranh chấp. Do đó, cần đảm bảo tính bảo mật của POD để tránh bị lộ thông tin và sử dụng sai mục đích.
Sử dụng công nghệ để quản lý POD: Sử dụng công nghệ để quản lý POD sẽ giúp cho việc lưu trữ, truy xuất và sử dụng POD trở nên dễ dàng hơn. Các công nghệ như phần mềm quản lý POD, hệ thống điện tử POD (ePOD) hay blockchain có thể được sử dụng để quản lý POD một cách hiệu quả.

Một số vấn đề tranh chấp trong POD

Trong quá trình thực hiện POD, có thể xảy ra một số vấn đề và tranh chấp giữa các bên liên quan. Các vấn đề thường gặp bao gồm:

Hàng hóa không đúng loại hoặc số lượng như đã cam kết trong hợp đồng.
Thời gian giao nhận hàng hóa chậm hơn so với thời gian cam kết trong hợp đồng.
Hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.
Người nhận hàng không chấp nhận và ký xác nhận trong POD.

Để giải quyết các vấn đề và tranh chấp trong quá trình thực hiện, các bên liên quan có thể thực hiện các giải pháp như:

Thương lượng để đạt được thỏa thuận giữa các bên liên quan.
Sử dụng các hình thức bảo hiểm để đền bù cho các thiệt hại phát sinh.
Sử dụng POD và các tài liệu liên quan để chứng minh việc giao nhận hàng hóa.

Với vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa trong xuất nhập khẩu, POD đóng vai trò rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin liên quan đến giao nhận hàng hóa.

Do đó, cần thực hiện POD một cách cẩn thận và đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình thực hiện xuất nhập khẩu. Các bên liên quan cần thường xuyên cập nhật và kiểm tra các quy trình liên quan đến POD để đảm bảo tính đúng đắn và hiệu quả của nó.

Ngoài ra, sử dụng công nghệ để quản lý POD cũng là một giải pháp hiệu quả để giảm thiểu các sai sót trong quá trình thực hiện. Trong bối cảnh thị trường xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, POD đóng vai trò càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Để đảm bảo tính hiệu quả và đúng đắn của quá trình giao nhận hàng hóa, các bên liên quan cần lưu ý đến POD và thực hiện nó một cách cẩn thận và đúng đắn.

Trên đây là bài viết chi tiết nhất về POD trong xuất nhập khẩu mà ISO Logistics muốn gửi đến quý bạn đọc với hy vọng sẽ cung cấp thêm thông tin hữu ích về thuật ngữ này.