Arrival Notice là gì? Đặc điểm và nội dung chính trên giấy

Hiện nay trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, giấy báo hàng đến là chứng từ rất quen thuộc. Tuy nhiên có nhiều khách hàng khi mới bắt đầu tìm hiểu về kinh doanh xuất nhập khẩu thì khái niệm này vẫn còn mới mẻ. Vậy giấy thông báo hàng đến Arrival Notice là gì? Cùng ISO Logistics tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Mục Lục

Giấy báo nhận hàng (Arrival Notice) là gì ?

Giấy báo hàng đến hay thông báo hàng về (Arrival Notice) là chứng từ vận tải do hãng vận tải (hãng tàu, hãng bay….) có sở hữu phương tiện vận tải hoặc các công ty dich vụ logisitcs phát hành gửi cho người nhận hàng đứng tên trên vận đơn với mục đích thông báo lich hàng về, số lượng hàng cập bến, địa chỉ nhận hàng và những thông tin liên quan khác…

Chủ hàng khi nhận được thông báo hàng về sẽ dựa vào các thông tin thể hiện trên giấy báo hàng để có phương án khai thác hàng phù hợp.

Thời điểm phát hành giấy báo hàng về (Arrvial notice): Thông thường giấy báo hàng sẽ được gửi cho chủ hàng/ consignee trước ngày hàng vê từ 2-4 ngày.

Đặc điểm của Arrival Notice

Giấy báo hàng đến là chứng từ chỉ có trong hàng nhập.
Arrival Notice được phát hành từ các bên dịch vụ vận tải/người chuyên chở và gửi cho người mua hàng tại đầu nhập.
Mục đích của giấy báo hàng đến là để thông báo tình trạng của hàng hóa, thông tin hàng hóa, số lượng và thông báo cước phí vận chuyển có thể người mua phải thanh toán tại đầu nhập.
Bên cạnh đó trên thực tế, hàng xuất nhập khẩu khi có giấy báo hàng về thì doanh nghiệp mới xác định được chính xác thông tin hàng hóa đủ hay thiếu và thời gian vận chuyển có thay đổi gì như dự kiến không.
Giấy báo hàng đến là chứng từ vô cùng quan trọng, bởi nó là căn cứ để khai báo hải quan nhập khẩu. Doanh nghiệp cần lưu ý khi kiểm tra chứng từ này.

Nội dung chính trên giấy Arrival Notice là gì?

Trên giấy thông báo hàng đến sẽ thể hiện các nội dung chính như sau:

Vessel/ voyage – Tên hãng tàu hoặc số chuyến tàu
MBL/ HBL – Vận đơn đường biển do hãng tàu phát hành
Quantity – Số lượng hàng hoá nhập khẩu
Cont/ Seal no – Số container chứa hàng hoá hoặc số chì chứa hàng,
Port of loading – Tên cảng thực hiện xếp hàng
Port of discharge – Tên cảng thực hiện dỡ hàng
ETD – Thời gian dự định tàu đi
ETA – Thời gian dự định tàu đến
Port/ warehouse – Tên cảng hoặc kho hàng hoá được chuyển đến
Local charge – Chi phí được trả tại cảng xếp và dỡ hàng
Pick up D/O At – Nơi lấy lệnh giao hàng
Remark – Ghi chú thêm của hãng tàu

Cần làm gì khi nhận Arrival Notice

Khi nhận được Arrival Notice về doanh nghiệp sẽ thực hiện những nghiệp vụ sau:

Khi nhận được Arrival Notice, đơn vị nhập khẩu sẽ tiến hành khai báo hải quan cho hàng hóa được nhập về.
Khi nhận được giấy báo hàng đến, bộ phận hiện trường sẽ đến văn phòng cảng và lấy lệnh giao hàng D/O.
Khi giấy báo đến cùng với hàng nguyên cont thì hàng hóa của một người mua duy nhất được đóng trong riêng một hoặc nhiều cont mà không phải đóng chung với những người mua khác, khi đó đại lý sẽ đến hãng tàu để cược container và làm thủ tục hải quan và lấy hàng về.
Trường hợp hợp đơn vị nhập khẩu muốn tự đến hãng tàu để lấy hàng thì chỉ cần đợi bên đại lý ủy quyền là xong.
Chứng từ Arrival Notice cung cấp thông tin chi tiết của lô hàng và căn cứ vào đó để bạn lấy lệnh giao hàng D/O. Khi đến lấy lệnh D/O, bạn cần xuất trình giấy giới thiệu, vận đơn của lô hàng và căn cước công dân. Nếu bạn không chuẩn bị trước những giấy tờ này thì bạn sẽ phải quay về lấy và không thể nhận hàng đúng hạn.

Ai là người phát hành thông báo hàng đến?

Thông báo hàng đến sẽ được phát hành bởi hãng tàu, đại lý hãng tàu, công ty logistics hoặc công ty Forwarder:

Nếu bạn sử dụng dịch vụ của các hãng tàu thì hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ là người phát hành giấy thông báo hàng đến cho bạn
Còn nếu sử dụng dịch vụ của công ty Logistics hay công ty Forwarder thì hãng tàu, đại lý hãng tàu sẽ phát thông báo hàng đến cho công ty logistics, Forwarder. Và sau đó họ sẽ phát hành một bản khác dựa trên bản do hãng tàu phát hành và thông báo hàng đến tới bạn

Nếu hàng của bạn là hàng lẻ LCL thì bạn phải sử dụng dịch vụ của các công ty logistics hoặc công ty Forwarder.

Ý nghĩa của việc sử dụng Arrival Notice

Đối với đơn vị phát hành

Là căn cứ thông báo tình trạng hàng về để chủ hàng biết tiến độ
Dựa vào giấy báo hàng để thu phí và phụ phs của người nhận hàng
Xác định số lượng hàng thực tế sẽ trả tại cảng nhập
Căn cứ giải quyết với người nhận hàng nếu phát sinh tranh chấp.

Đối với người nhận thông báo

Dựa vào thông báo hàng về sẽ có phương án khai thác hàng
Dự toán chi phí cần phải thanh toán để nhận hàng
Xác nhận lại số lượng hàng thực tế về có đủ trên bill để biết hàng về đủ hay thiếu
Căn cứ thông tin trên giấy báo hàng để khai báo hải quan điện tử.

Các lưu ý trong quy trình lấy hàng

Arrival Notice là chứng từ để bạn biết chi tiết về lô hàng và tới cảng để lấy hàng. Ngoài ra đây còn là căn cứ để bạn lấy lệnh giao hàng D/O.

Bạn cần lưu ý khi đến lấy lệnh giao hàng thì phải xuất trình: giấy giới thiệu, vận đơn lô hàng và căn cước công dân.
Sau khi hoàn thành các thủ tục chứng từ này và đóng phí vận chuyển bạn sẽ nhận được lệnh giao hàng của lô hàng này.

Như vậy, Arrival Notice là chứng từ rất quan trọng trong nhập khẩu hàng hóa. Nó vừa là chứng từ hoàn tất thủ tục hải quan và vừa là căn cứ để xác minh hàng hóa mà khách hàng nhập về. Hy vọng với toàn bộ thông tin mà ISO Logistics tổng hợp được về Arrival Notice là gì sẽ giúp bạn hình dung ra loại giấy này dễ dàng nhất!