Invoice là gì? Nội dung của Invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

Dưới đây là vài thông tin về invoice bao gồm định nghĩa, vai trò trong xuất nhập khẩu, nội dung và những lỗi hay mắc phải, hi vọng sẽ mang lại những thông tin bạn đọc đang cần

Invoice là gì?

Invoice trong xuất nhập khẩu còn được gọi là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Riêng lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước nào cả (khác với hóa đơn bán hàng trong nước). Trên hóa đơn yêu cầu thể hiện rõ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để bạn tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan.

Hiện tại có 2 loại hóa đơn chủ yếu là: Proforma invoice và Commercial Invoice. Doanh nghiệp bắt đầu ký hợp đồng xuất nhập khẩu, trước tiên 2 bên cần phải tiến hành thỏa thuận giá. Sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán sẽ gởi báo giá thông qua Proforma invoice để người mua dự tính được giá sơ bộ của lô hàng, Proforma Invoice còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ, chúng không có giá trị thanh toán. Bởi vì chỉ là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa.

Sau khi đã đồng ý mức giá mua bán, 2 bên tiến hành ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng cho người mua. Người bán cần người mua thanh toán họ phải làm Commercial Invoice được gọi là hóa đơn thương mại, có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán. Đây cũng là cơ sở cho cơ quan thuế, hải quan xác định trị giá hóa đơn của bạn để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử.

Vai trò của Invoice

Về cơ bản, invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên (bên bán và bên mua) đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán.

Ngoài ra, invoice cũng có những chức năng, vai trò khác:

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice giúp cả bên mua và bên bán lưu giữ chứng từ, hồ sơ hợp pháp về việc mua, bán hàng.
• Theo dõi thanh toán: Invoice giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ.
• Được pháp luật bảo vệ: Một Invoice hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Invoice là chứng từ quan trọng để người bán nhận được đặc quyền bảo vệ của pháp luật.
• Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các Invoice bán hàng giúp các doanh nghiệp báo cáo thu nhập chính xác và đảm bảo rằng họ đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định.
• Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,…

Invoice gồm những loại nào?

Ở phía trên, chúng ta đã phần nào hiểu hơn invoice là gì. Dựa vào khái niệm của invoice và hoàn cảnh sử dụng cụ thể, hóa đơn được chia thành các loại như:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): là chứng từ xác nhận giao dịch xuất nhập khẩu giữa bên bán và bên mua cùng các giấy tờ có liên quan như vận đơn, chứng nhận C/O, …
• Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ): giống như tên gọi, hóa đơn dạng này không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại nói trên, hóa đơn chiếu lệ chỉ sử dụng để làm tham chiếu khai và làm thủ tục hải quan xuất nhập.
• Provisional Invoice (Hóa đơn tạm): lưu ý rằng đầy không phải là hóa đơn thật. Hóa đơn này đơn thuần chỉ là hóa đơn kê khai cho người mua trong khi chờ đợi thanh toán.
•  Final Invoice (Hóa đơn cuối cùng): là hóa đơn được gửi cho người mua để hoàn thiện thanh toán. Hóa đơn này cung cấp đầy đủ các thông tin về loại lượng, lượng hàng, tổng giá trị, phương thức thanh toán, …
• Bên cạnh những hóa đơn nói trên trong quá trình xuất nhập hàng hóa Quốc tế, chúng ta có thể gặp những loại invoice như: hóa đơn hải quan, hóa đơn lãnh sự, hóa đơn tập trung, hóa đơn xác nhận, hóa đơn chi tiết hàng hóa, …
• Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm chi tiết hơn về chứng từ invoice là gì trong xuất nhập khẩu. Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn hay sử dụng các dịch vụ hải quan có liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia của ALS để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Những nội dung quan trọng trong invoice và cách lập

Mặc dù invoice được lập theo form của người bán, nhưng vẫn phải tuân thủ một số nội dung như sau:

Tiêu đề + Số invoice + Date

Tiêu đề có thể là Inovice hoặc Commercial invoice

Số invoice có thể ghi theo số của hóa đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty.

Date: Phải trước hoặc trùng với ngày ký B/L. Trong trường hợp thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể trước ngày giao hàng.

• Thông tin người xuất khẩu (Shipper/ Seller/ Exporter): Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ của Shipper/ Seller/ Exporter. Trong trường hợp Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L. Trong trường hợp Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng sẽ là Shipper/ Exporter. Trong trường hợp này, nếu Buyer có yêu cầu, hóa đơn Seller xuất cho Buyer ghi thành 02 dòng gồm Seller là tên của Trader và Shipper/ Exported là tên của Supplier/ Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp.
• Thông tin người nhập khẩu (Consignee/ Buyer/ Exporter): Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, điện thoại, thông tin liên hệ của Consignee/ Buyer/ Exporter. Trong trường hợp nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L. Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được hoặc Buyer là một Trader bán hàng lại cho một người khác thì người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong hóa đơn xuất cho Buyer, nếu Buyer yêu cầu thì Buyer là tên của người mua hàng trên hợp đồng và Consignee/ Importer là tên của người nhập khẩu trực tiếp.
• Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party): Ghi giống như trên B/L, ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ
•  Tên tàu và số chuyến trên Booking (Vesel/ Voy): Ghi giống như trên B/L. Chú ý có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau.
• Mô tả hàng hóa (Description of good): Ghi đúng tên hàng trên hợp đồng và khớp với các chứng từ khác.
•  Số lượng hàng (Quantity/ Weight): Số lượng ghi trên hợp đồng/ Số lượng, trọng lượng net của hàng. Lưu ý số lượng, trọng lượng trên hóa đơn không có dung sai. Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng. Trong trường hợp hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển, hai bên thống nhất trong hợp đồng sẽ dùng số lượng ở nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng ghi trong hóa đơn sẽ là số lượng ở nơi đến.
•  Đơn giá (Unit price): Phải đầy đủ đơn vị tính đồng tiền thành toán và điều kiện bán hàng.
•  Tổng trị giá (Total amount): Bằng số và bằng chữ. Trong trường hợp sau khi hợp đồng đã được ký kết, lại phát sinh khoản giảm trừ do người mua yêu cầu như giảm số lượng do gửi bù hàng, hàng khuyến mại hoặc giảm đơn giá bán thì người bán có thể giải quyết theo 02 cách sau để hóa đơn phù hợp:

Cách 1:

Hai bên điều chỉnh lại hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục với giá mới hoặc lượng mới. Khi đó, giá và lượng trên hóa đơn sẽ thay đổi theo phụ lục của hợp đồng. Các chứng từ làm ra phải phù hợp theo phụ lục.

Cách 2:

Là vẫn giữ lại lượng và hoặc giá của hợp đồng. Không có phụ lục nào được làm ra, lúc đó trên hóa đơn người bán trình bày tách phần giảm trừ ra.

Phương thức thanh toán (Payment term): ghi ngắn gọn các thông tin sau:

• Tên ngân hàng người thụ hưởng (Bank’s name): Ghi đầy đủ tên ngân hàng, tên viết tắt và chi nhánh.
• Địa chỉ ngân hàng (Bank’s address)
• SWIFT code
• Thông tin người thụ hưởng (Beneficiary’s information)
• Số tài khoản (Banking account)

Những nội dung thường mắc lỗi khi lập invoice

Hóa đơn thương mại do người bán lập theo form của mình, do vậy trong quá trình lập không tránh một số sai sót dẫn đến điều chỉnh làm tốn thời gian và công sức. Sau đây HPT Consulting tổng hợp một số lỗi thường mắc phải như lập invoice như sau:

•  Người bán chiết khấu cho người mua nhưng trên hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị hóa đơn tổng; hoặc một số loại chi phía khác không phải chịu thuế nên không ghi trên hóa đơn;
•  Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập;
•  Một số thông tin về tên hàng hóa không trùng khớp với hợp đồng và các chứng từ khác do gộp quá nhiều mặt hàng vào chung một loại;
•  Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu;

Ngoài ra đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ việc lập hóa đơn thương mại còn mắc phải một số lỗi như sai sót tên và địa chỉ của người thụ hưởng, người mở L/C so với L/C, người lập hóa đơn khác so với người quy định trong L/C, số lượng trọng lượng hàng hóa và tổng gái hóa đơn không phù hợp với L/C, số hản của hóa đơn không đủ theo quy định…..

Để tránh những lỗi như trên, trước khi giao hàng và lập hóa đơn người xuất khẩu phải kiểm tra với người nhập khẩu hoặc thuê dịch vụ, luật sư kiểm tra những thông tin cần phải ghi trong hóa đơn thương mại.