SI là gì? Hướng dẫn các bước lập Shipping Instruction đơn giản

SI là gì? Công dụng của Shipping Instruction trong thực thế như thế nào? Tại sao khi vận chuyển bằng đường biển lại phải khai báo SI. Để trả lời chi tiết cho các câu hỏi trên hãy cùng theo dõi thông tin bên dưới của ISO Logistics nhé!

ship hàng đi Mỹ tại Hà nội

SI là gì?

SI là tên viết tắt của Shipping instruction là thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của chủ hàng đến đến đại lý vận tải (FWD). Việc gửi SI đơn vị vân chuyển (Fowarder/FWD) để đảm bảo hàng được chuyển theo đúng yêu cầu của chủ hàng. Và còn giúp hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp trên chứng từ.

Việc gửi SI về việc vận chuyển và giao hàng cho đơn vị vận chuyển nhằm đảm bảo quá trình này được làm theo đúng nhu cầu của chủ hàng. Thông thường SI sẽ áp dụng cho các đơn vận chuyển qua đường biển đơn này sẽ được gọi là Bill of Lading.

Thông thường thì Shipping Instruction sẽ được chủ hàng gửi đến cho công ty vận chuyển (FWD) để họ hoàn thành Bill of Lading (BL). Đây là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển tàu biển.

Ngoài ra SI (Shipping Instruction) còn được gọi là mẫu hướng dẫn giao nhận hàng hóa

Shipping Instruction (SI) có công dụng gì

Về cơ bản thì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa. Nên nó giúp cho việc người vận chuyển sẽ vận chuyển và giao hàng đúng như yêu cầu của chủ hàng. Hơn nữa SI còn giúp cho việc hệ thống chứng từ, thủ tục sẽ được thống nhất hơn.

Bạn có thể hiểu đơn giản là khi chủ hàng có nhu cầu vận chuyển và tìm tới các FWD. Thì SI sẽ giúp cung cấp toàn bộ thông tin về hàng hóa họ sẽ phải vận chuyển, những hàng hóa này có bên ngoài dịch vụ họ cung cấp hay không. Đặc biệt là các thông tin liên quan đến hàng hóa để khi phát trinh vấn đề sẽ tìm được nguyên nhân và căn cứ trách nhiệm cho từng tổ chức/cá nhân.

Thông thường Shipping Instruction sẽ được chủ hàng gửi cho đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu. Sau đó họ sẽ làm bản nháp hoàn thiện toàn bộ thông tin và gửi cho chủ hàng. Khi 2 bên thông nhất thì Bill of Lading sẽ được hoàn thiện.

Trong thực tế thì nếu bạn xác định làm hàng xuất khẩu, vận chuyển bằng Container, hàng lẻ thì đều phải submit SI cho đơn vị vận chuyển

SI gồm những nội dung gì?

Phía trên có nhắc cơ bản về nội dung của SI là gồm yêu cầu vận chuyển của chủ hàng và yêu cầu ship hàng. Tuy nhiên trong một Shipping Instruction gồm có đẩy đủ các thông tin như sau:

  • Số booking (Booking number)
  • Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
  • Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
  • Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
  • Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)
  • Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)
  • Nơi nhận hàng (Final destination)
  • Số container (Container number)
  • Số seal (Seal number)
  • Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
  • Mô tả hàng hóa (Cargo description)
  • Số lượng hàng hóa (Quantity)\
  • Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)
  • Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
  • Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect)
  • Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

Shipping Instruction - SI la gi

Đối với những đơn hàng có nhiều loại hàng, thì trên SI của chủ hàng thường đinh kèm Packing List để hỗ trợ cho việc khai báo bên phía FWD dễ dàng hơn

Shipping Instruction do ai khai báo?

Đối với việc thực hiện khai báo SI thì sẽ do chủ hàng và doanh nghiệp nhận vận chuyển hàng hóa đó. Các đơn vị vận chuyển khi nhận vận chuyển số hàng đó sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm yêu cầu chủ hàng phải thực hiện khai báo SI. Bởi họ chính là những người vận chuyển trực tiếp số hàng đó.

Khi đó các doanh nghiệp vận chuyển cần liên hệ trực tiếp với chủ hàng. Yêu cầu chủ hàng xuất gửi SI cho họ. Từ đó sẽ đảm bảo cho việc vận chuyển được theo đúng lộ trình kế hoạch

Lưu ý: Trong trường hợp SI của bên chủ hàng gửi chậm, muộn hoặc quá thời gian cho phép (Closing Time) thì các doanh nghiệp vận chuyển có thể bị phạt hành chính. Nặng hơn là sẽ bị giữ hàng và không gửi được hàng. Vì vậy để tránh xảy ra tình trạng này thì cả chủ hàng và đơn vị vận chuyển đều có trách nhiệm trong việc xác minh SI

Hướng dẫn lập SI đơn giản

Hiện nay thì có phương pháp lập SI đơn giản cho chủ hàng và đơn vị vận chuyển là qua khai báo email và qua Website hãng.

Lập SI qua khai báo Mail

Các bước lập SI qua email như sau:

  • Bước 1: Chủ hàng gửi thông tin SI tới hãng vận chuyển (FWD)
  • Bước 2: Đơn vị vận chuyển tiếp nhận thông tin và gửi bản nháp hoàn thiện SI cho chủ hàng
  • Bước 3: Chủ hàng và đơn vị vận chuyển thông nhất thông tin trong Shipping Instruction
  • Bước 4: FWD (đơn vị vận chuyển) sẽ gửi tới hãng tàu để làm Bill of Lading

Hiện nay việc lập SI qua mail khá phổ biến. Nó giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với phương pháp gửi SI trực tiếp bằng văn bản.

Lập SI qua Website hãng vận chuyển

Phương pháp này đang được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực vận chuyển bằng đường biển hiện nay. Nhiều hãng tàu còn cho phép chủ hàng và FWD có thẻ sửa thông tin sau khi đã lập SI trên Website. Điều này giúp tiếp kiệm thời gian và thuận tiện hơn rất nhiều so với phương pháp dùng email.

Các bước lập SI trên Website của hãng như sau:

  • Bước 1: Gửi thông tin SI đến cho đơn vị vận chuyển bạn đã lựa chọn
  • Bước 2: Đơn vị vận chuyển sẽ chốt thông tin với bạn
  • Bước 3: Chủ hàng/đơn vị vận chuyển sẽ hoàn thiện thông tin SI trên Website của hãng tàu
  • Bước 4: Kiểm tra lại thông tin SI đã hoàn thiện

Đây là phương pháp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Nó giúp thuận tiện cho cả chủ hàng, đơn vị vận chuyển và hãng tàu. Nhiều hãng tàu còn ra chính sách là sẽ phạt tiền chậm submit Bill qua Email cao hơn qua hệ thống để mọi người sử dụng submit hệ thống nhiều hơn

vân chuyển bằng đường biển

ISO Logistics địa chỉ chuyên vận chuyển hàng hóa quốc tế uy tín hiện nay

ISO Logistic là đơn vị được hành lập và đi vào hoạt động trên 15 năm. Giải pháp của chúng tôi đã giúp được cho rất nhiều doanh nghiệp và cá nhân trong lĩnh vực FBA, bán hàng Amazon,… ISO Logistics tự hào là đơn vị giao nhận hàng đi quốc tế uy tín hàng đầu hiện nay.

Ngoài ra khi đến với chúng tôi quý khách hàng sẽ được:

  • Cam kết hàng hóa được vận chuyển một cách nhanh chóng theo đúng nhu cầu khách hàng.
  • Đa dạng phương thức vận chuyển có cả vận chuyển bằng đường thủy và hàng không. Khách hàng dễ dàng chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu.
  • Hàng hóa luôn đảm bảo nguyên vẹn, an toàn trong quá trình vận chuyển. Tránh, hạn chế tối ưu nhất tình trạng bể vỡ, hư hỏng.
  • Có chính sách bồi thường rõ ràng, cụ thể, đúng quy định với từng đơn hàng. Nếu không may hàng bị thất thoát, mất hoặc đổ vỡ.
  • Là đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển và nhanh nhất. Nên hàng đến người nhận đúng với thời gian dự kiến hoặc có thể đến sớm hơn. Đồng thời, thực hiện giao đúng địa chỉ, đúng người.
  • Quy trình chuyển gửi hàng chuyên nghiệp, khoa học, bài bản. Nhằm tiết kiệm tối đa nhất về chi phí lẫn thời gian cho khách hàng.
  • Nhận gửi đa dạng các loại hàng hóa khác nhau. Trừ hàng phạm quy định và hàng quốc cấm.
  • Cước phí dịch vụ vận chuyển hàng hợp lý, phù hợp với từng gói dịch vụ.
  • Được hỗ trợ, tư vấn đóng gói hàng hóa đúng quy cách. Cũng như hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng làm thủ tục thông quan đúng nhất và nhanh nhất.
  • Có đội ngũ nhân viên hùng mạnh, giỏi, giàu kinh nghiệm. Sẵn sàng tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng 24/7.
  • Thông qua mã tracking, giúp khách hàng theo dõi được lộ trình và trình trạng đơn hàng.

Trên đây là thông tin cơ bản về SI là gì? Công dụng của SI trong thực tế mà ISO Logistics đã cung cấp. Nếu bạn có bất kỳ nhu cầu hay thắc mắc nào về lĩnh vực vận chuyển quốc tế thì hãy liên hệ cho chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất nhé!

Thông tin liên hệ

Công Ty CP Giao Nhận ISO

Địa chỉ Hà Nội: A13 lô 4 khu đô thị mới Định Công, phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội (đối diện 212A Trần Điền)

Địa chỉ Tp Hồ Chí Minh: 175/79A/14 Phó Cơ Điều, P11, Tp Hồ Chí Minh

Hotline: 02438 625 625 – 0366 555 888

Email: info@iso-logistics.vn

Website: iso-logistics.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.