Warehouse là gì? Vai trò, phân loại và các chức năng chính

Logistics là một chuỗi các hoạt động liên tiếp để chuyển hàng hóa từ người sản xuất đến người tiêu dùng. Trong hoạt động logistics có nhiều bộ phận khác nhau và Warehouse là một trong những bộ phận đóng vai trò quan trọng đối với logistic. Trong bài viết này ISO Logistics sẽ gửi đến bạn đọc tất tần tật thông tin về Warehouse cũng như giúp các bạn hiểu rõ được Warehouse là gì nhé!

Warehouse là gì?

Warehouse có nghĩa kho hàng hóa là một cơ sở bất động sản có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản hàng hóa hoặc nguyên vật liệu trước khi chúng được bán hoặc phân phối thêm trong một nhà kho hoặc cơ sở lưu trữ chuyên dụng. Các nhà kho lưu trữ các sản phẩm một cách có tổ chức và an toàn để theo dõi vị trí của các mặt hàng, thời điểm chúng đến, chúng đã ở đó bao lâu và số lượng trên tay.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới, việc kiểm kê kho có thể được thực hiện tại nhà cho đến khi chúng phát triển hết không gian. Tại thời điểm đó, một doanh nghiệp sẽ phải thuê không gian lưu trữ, thuê nhà kho hoặc thuê ngoài dịch vụ hậu cần cho bên thứ ba và lưu trữ hàng tồn kho trong các cơ sở lưu kho của họ.

Trong thương mại điện tử, sản phẩm được lưu trữ cho đến khi đơn đặt hàng được đặt trực tuyến, tại thời điểm đó, đơn đặt hàng được chuyển trực tiếp đến người tiêu dùng từ cơ sở lưu trữ. Trong bán lẻ truyền thống, hàng tồn kho có thể được lưu trữ tạm thời trong nhà kho trước khi được chuyển đến cửa hàng bằng gạch và vữa.

Warehouse có vai trò như thế nào?

Trong lĩnh vực Logistic, Warehouse có rất nhiều công dụng quan trọng và đóng vai trò không thể thiếu trong chuỗi cung ứng hàng hóa hiện nay. Không những thế, nó còn có thể ảnh hướng đến cả chiến lược kinh doanh của một doanh nghiệp đó nhé! Cụ thể thì Warehouse nắm giữ các vai trò quan trọng như sau:

Hoạt động sản xuất kinh doanh luôn được đảm bảo liên tục

Với bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất nào hiện nay thì hàng hóa chính là sản phẩm mấu chốt nhất để hoạt động. Tuy nhiên, đối với đơn vị sản xuất thì còn có thêm vấn đề liên quan đến cung ứng nguyên liệu cho quá trình sản xuất nữa.

Lượng hàng hóa bán ra nhiều thì lượng hàng nhập phải luôn phải nhiều hơn lượng bán ra hoặc ít nhất tương đương nhau để hoạt động kinh doanh luôn đảm bảo tính liên tục. Các doanh nghiệp khi không có nhà kho để lưu trữ hàng hóa thì việc nhập xuất hàng sẽ phải liên tục thực hiện hàng ngày, điều này rất bất tiện và phát sinh nhiều chi phí liên quan.

Trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động sản xuất thì không có nhà kho, việc sản xuất ra các sản phẩm mỗi ngày sẽ phải tiến hành cung cấp ngay cho các đơn vị đại lý của họ. Không những thế, họ còn phải liên tục nhập nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của mình.

Nó không những bất tiện mà còn khiến quá trình trở lên phức tạp hơn và tốn nhiều chi phí hơn. Nếu không thể đáp ứng lượng hàng sản xuất mỗi ngày và lượng nguyên liệu nhập vào thì chuỗi sẽ bị đứt gẫy, sản xuất bị đình trệ.

Tóm lại, Warehouse cực ký cần thiết và nó chính là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề trên một cách dễ dàng và hiệu quả. Doanh nghiệp cần có kho hàng để lưu trữ hàng hóa, nguyên liệu xuất nhập để hoạt động sản xuất kinh doanh luôn được đảm bảo liên tục, ổn định và phát triển bền vững.

Giúp doanh nghiệp giảm chi phí

Như đã nói đến ở trên, nếu không có Warehouse, tần suất nhập hàng và xuất hàng đi của các doanh nghiệp sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Điều này sẽ làm tiêu hao một lượng lớn chi phí cho công tác vận tải, quản lý,…

Vô hình chung chi phí hoạt động, sản xuất của doanh nghiệp cung bị đẩy lên cao. Warehouse sẽ giúp doanh nghiệp tích sản phẩm, giảm số lượng chuyến hàng xuống để tiết kiệm hơn về chi phí vận tải.

Hỗ trợ các dịch vụ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả

Khoảng cách địa lý của người bán và người mua hay nhà sản xuất với người tiêu dùng chính là yếu tố ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng, thời gian vận chuyển nhanh hay chậm. Nếu một doanh nghiệp chỉ có một kho hàng thôi thì việc phân bổ hàng hóa có các địa lý, cửa hàng bán lẻ hay người tiêu dùng sẽ tốn nhiều thời gian hơn.

Nhưng nếu doanh nghiệp sở hữu nhiều Warehouse và đặt phân bố một cách hợp lý và khoa học sẽ tiết kiệm thời gian giao hàng xuống mức tối đa. Hàng hóa đến tay người tiêu dùng nhanh hơn và đặc biệt là tiết kiệm chi phí vận tải hơn nữa đó nhé! Nhờ đó mà nó trở thành một lợi thế để giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt trong thị trường hiện đại ngày nay.

Ví dụ để bạn dễ hiểu như: Sàn thương mại điện tử Tiki, đây chính là một đơn vị áp dụng chiến thuật này cực hiệu quả và thành công. Họ có kho hàng ở rất nhiều tỉnh thành khác nhau trên khắp cả nước. Điều này tạo cho họ thời gian giao hàng ngắn, có thể giao hàng trong vài giờ đồng hồ. Nhờ đó mà khách hàng hài lòng hơn với dịch vụ bán hàng của đơn vị.

Trước thành công này, hiện nay trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng mô hình này cho hoạt động kinh doanh và cung ứng sản phẩm của mình đến tay người tiêu dùng.

Hỗ trợ đắc lực cho quá trình Logistic ngược

Ngoài ra, Warehouse còn có vai trò trong việc hỗ trợ quá trình Logistic ngược cực đặc lực. Nó giúp doanh nghiệp thu gom và tiến hành xử lý đối với các sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa hoặc đã hết hạn sử dụng. Giúp doanh nghiệp thực hiện việc xử lý và tái sử dụng với các loại bao bì sản phẩm,..

Các chức năng chính của Warehouse

Warehouse cần được các doanh nghiệp hoạt định việc sử dụng một cách hiệu quả. Hiện nay, nó đảm nhận những chức năng chủ yếu như sau:

Lưu trữ hàng hóa

Chức năng đầu tiêu của Warehouse phải nhắc đến chính là khả năng lưu trữ hàng hóa của nó. Hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được tập hợp tại địa điểm nhà kho. Sau đó sẽ được nhân viên tiến hành phân loại để quản lý và bảo quản chúng theo đúng quy định để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Hàng hóa sẽ được nhập vào kho để lưu trữ và luôn đảm bảo số lượng đáp ứng nhu cầu xuất hàng đi của doanh nghiệp. Nhập hàng vào kho ngay khi sản phẩm hết để đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chủng loại cho các đơn vị, chi nhánh, đại lý của doanh nghiệp.

Thực hiện việc bảo quản hàng hóa

Chức năng tiếp theo của kho hàng hóa chính là bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp. Việc bảo quản này cần đảm bảo cả số lượng và chất lượng của sản phẩm, đảm bảo nó không bị biến đổi hoặc hư hại khi lưu trữ do môi trường.

Các hàng hóa sẽ được phân loại để tiến hành bảo quản theo những phương pháp khác nhau. Đặc biệt với những loại hàng chuyên biệt cần được bảo quản kỹ thì sẽ có kho chuyên dụng để bảo quản chúng.

Đồng thời khi bảo quản cũng cần chia thành khu vực để dễ quản lý và giữ khoảng cách giữa chúng để hàng hóa này không tác động đến loại hàng hóa khác gây hư hại.

Chuẩn bị cho các đơn hàng theo yêu cầu

Tất cả hàng hóa sau khi được lưu trữ tại kho sẽ được tiến hành phân loại. Khi đó hàng hóa có thể được chia nhỏ, gộp lại hoặc xử lý để đáp ứng tốt nhất yêu cầu giao hàng, xuất kho hoặc là vận chuyển của các bộ phận có liên quan.

Chức năng phối hợp các loại hàng hóa với nhau

Doanh nghiệp khi xuất hàng sẽ có những đơn hàng nhiều loại sản phẩm khác nhau theo yêu cầu của khách, chính vì vậy mà cần phải phối hợp các loại hàng hóa với nhau để đáp ứng đúng đơn hàng.

Không những thế, Warehouse còn có nhiệm vụ tác các lô hàng lớn thành nhỏ để phân phối cho nhiều đơn vị, chi nhánh, đại lý của doanh nghiệp. Sau đó sẽ được vận chuyển đến tay người tiêu dùng.

Phân biệt điểm khác nhau của Warehouse với Distribution Center

Mặc dù warehouse và trung tâm phân phối có điểm chung là lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị đơn hàng. Nhưng 2 bộ phận này khác nhau và có những điểm khác biệt rõ ràng sau:

• Thứ nhất, warehouse chỉ tập trung vào việc lưu trữ, còn trung tâm phân phối có kèm theo rất nhiều các hoạt động khác, như: dán nhãn, đóng gói,…
• Thứ hai, warehouse tập trung vào đối tượng chính là hàng hóa. Trong khi đó đối tượng của trung tâm phân phối là khách hàng.
• Thứ ba, hoạt động warehouse không bắt buộc phải sử dụng công nghệ cao nhưng trung tâm phân phối là bắt buộc.
• Thứ tư, mức độ hoạt động của warehouse không quá phức tạp, còn trung tâm phân phối vô cùng phức tạp.
• Thứ năm, warehouse phục vụ chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp, còn trung tâm phân phối bao gồm cả nội bộ và khách hàng bên ngoài.
• Thứ sáu, thời gian lưu trữ hàng hóa tại warehouse tương đối dài, nhưng trung tâm phân phối thì rất ngắn.

Phân loại Warehouse

Trong lĩnh vực logistics hiện có các loại warehouse cơ bản sau đây:

Warehouse kiểm soát khí hậu

Đây là loại warehouse thường được sử dụng để vận chuyển các loại hàng hóa dễ hư hỏng, chủ yếu là thực phẩm. Loại warehouse này thường bao gồm kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ. Nhờ có loại warehouse này mà các sản phẩm có thể giữ nguyên chất lượng ban đầu.

Warehouse tư nhân

Loại warehouse thường thuộc quyền sở hữu của các tập đoàn bán lẻ lớn hoặc công ty lưu trữ tư nhân. Đây là các kho bãi độc quyền, thường được xây dựng gần cơ sở sản xuất hoặc bên ngoài công trường. Các warehouse này đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ chi phí và sẵn sàng đầu tư tài chính để xây dựng kho.

Warehouse công cộng

Loại warehouse này chỉ thích hợp khi doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hóa trong khoảng thời gian ngắn. Khi doanh nghiệp có quá nhiều hàng hóa cần lưu trữ, họ có thể gửi hàng tại những warehouse công cộng trong thời gian ngắn để tìm kho bổ sung.

Warehouse tự động

Ưu điểm của loại warehouse này là đem lại hiệu quả cao, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Các warehouse tự động sẽ được quản lý bằng phần mềm để nhận đơn hàng, lưu trữ và di chuyển hàng hóa. Các thiết bị được sử dụng như xe nâng, giá đỡ đều rất hiện đại. Sử dụng phần mềm trong quản lý giúp hạn chế sai sót và gia tăng khả năng luân chuyển hàng hóa.

Warehouse ngoại quan

Warehouse ngoại quan là loại kho bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm thời lưu trữ hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hóa nhập từ nước ngoài hoặc hàng hóa trong nước được đưa đến.

Tại các warehouse ngoại quan, chủ hàng có thể ủy quyền cho chủ kho hoặc đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện các dịch vụ đóng gói, gia cố hàng hóa, ghép hàng hay phân loại hàng hóa.

Tại đây hàng hóa có thể được chuyển quyền sở hữu, chuyển hàng hóa giữa warehouse ngoại quan và cửa khẩu, giữa các kho ngoại quan và làm thủ tục nhập xuất hàng.

Warehouse CFS

Loại warehouse này còn được biết đến với tên địa điểm thu gom hàng lẻ. Đây là loại warehouse chuyên dụng để thu gom, phân loại hàng lẻ được vận chuyển chung container khi các chủ hàng không có đủ hàng để vận chuyển riêng container.

Hàng hóa sẽ được tập trung lại để đóng gói, sắp xếp trong lúc chờ làm thủ tục xuất nhập khẩu, nếu cần mới tiến hành phân chia hoặc ghép container để xuất khẩu.

Warehouse bảo thuế

Những loại nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế hàng xuất khẩu sẽ được lưu tại warehouse bảo thuế. Loại warehouse này thường thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan thuế kiểm tra và giám sát warehouse bảo thuế.

Những điều cần lưu ý thuê Warehouse

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thuê warehouse bạn cần chú ý những điểm sau:

Hệ thống HVAC (sưởi, thông gió và điều hòa ko khí)

Trong thực tế không phải kho bãi nào cũng có đầy đủ hệ thống HVAC, cho nên một số trường hợp thuê loại kho bãi như vậy doanh nghiệp phải tự cài đặt thêm. Mặt khác, trường hợp warehouse có hệ thống này thì bạn cũng không thể biết chắc người thuê trước đó có bảo trì hệ thống đúng yêu cầu hay không. Bởi thế, doanh nghiệp cần thận trọng để không gánh chịu những sai sót có thể xảy ra.

Trước lúc đưa ra quyết định thuê, doanh nghiệp cần thuê chuyên gia kinh nghiệm kiểm tra tổng thể, yêu cầu chủ kho sửa chữa hệ thống hư hỏng, hầu hết việc cần được xác lập bằng văn bản. Khi trao đổi hợp đồng, công ty bắt buộc thỏa thuận với chủ kho rằng bạn sẽ bảo trì hệ thống HVAC, nhưng lúc phát sinh việc sửa chữa hệ thống hoặc thay thế thì chủ kho bắt buộc chịu trách nhiệm.

Mức giá vận hành

Chi phí vận hành kho bãi bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và bảo trì. Khi thuê warehouse doanh nghiệp cần hiểu và phân biệt rõ ràng các khoản chi phí nào không bao gồm trong chi phí vận hành và khoản chi phí nào có thể loại trừ.

Diện tích cần thuê

Khi thuê kho bãi bạn sẽ chỉ bắt buộc chi trả cho phần diện tích mà bạn sử dụng. Tuy nhiên một số chủ kho cố tình tính thêm phần diện tích mà bạn ko sử dụng. Do vậy, bạn cần kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, hiểu rõ luật và cam kết đầy đủ với chủ kho.

Khu vực đậu xe

Trách nhiệm sửa chữa và bảo dưỡng bãi đậu xe là trách nhiệm của chủ kho bãi. Nhưng chủ kho đôi khi cố tình gài người thuê trả khoản này. Do đó, bạn cần xác định mục đích sử dụng bãi đậu xe, người dùng nhiều nhất và lượng xe sẽ để trong bãi.

Phân vùng

Trường hợp loại hàng hóa bạn gửi cần được phân vùng đặc biệt, không thể để chung với các loại hàng khác thì bạn cần dàn xếp với chủ kho. Đồng thời câu chuyện này cần được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng.

Bảo quản hàng hóa

Tuy rằng bảo quản hàng hóa là trách nhiệm của cả doanh nghiệp và chủ kho. Nhưng bạn cần hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên và không buộc phải phụ thuộc vào chủ kho. Bởi vì luôn có những rủi ro bạn khó có thể dự đoán được.

Khu vực

Lên xuống hàng và vận chuyển hàng hóa của bạn khi có kích thước lớn hoặc số lượng nhiều, cần xe có trọng tải lớn để vận chuyển, bạn sẽ cần sở hữu kho bãi đủ rộng. Đặc biệt khu vực đó cần có lối đi đủ nhiều để xe ra vào dễ dàng. Bạn nên xác nhận với chủ kho xem họ đáp ứng được những điều yêu cầu cần thiết đó hay không

Nguồn điện

Bạn cần xác định rõ ràng yêu cầu về nguồn cấp điện. Giả dụ bạn không biết rõ ràng về việc này thì bạn buộc phải thuê một kỹ sư điện hoặc thợ điện để đánh giá hệ thống điện trong kho. Câu chuyện đó đảm bảo không để nguồn điện ảnh hưởng xấu tới chất lượng hàng hóa.

Chiều cao trần

Bạn cần kiểm tra chiều cao trần đủ điều kiện hay không. Nhất là trong trường hợp hàng hóa hoặc trang thiết bị của bạn có kích thước lớn.

Tải trọng sàn

Bạn cần xác định xem tải trọng sàn của tấm lót bê tông là bao nhiêu. Cũng như xác định rõ tải trọng mà bạn cần được đáp ứng là bao nhiêu.

Hy vọng rằng qua những thông tin trong bài viết này của ISO Logistics, các bạn có thể hiểu rõ warehouse là gì cũng như nắm rõ tất tần tật thông tin về warehouse trong doanh nghiệp. Cám ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi.