ERP là gì? Những thông tin chi tiết nhất về phần mềm ERP

ERP là một thuật ngữ thường được sử dụng trong các doanh nghiệp trong hoạt động điều hành quản lý. Nhưng chắc chắn có rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn chưa thực sự hiểu rõ về nó. Đừng lo lắng, bài viết này của ISO Logistics sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn về ERP và lý giải tại sao nên áp dụng giải pháp này cho doanh nghiệp.

Mục Lục

ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Trong đó:

Enterprise (doanh nghiệp): Ở đây là chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng nguồn tài nguyên và vận hành nó một cách tốt nhất.
Resource (nguồn lực): Chỉ những tài nguyên có sẵn trong doanh nghiệp. Đây là tài sản tồn tại trong/ liên quan đến công ty hay những giá trị được tạo ra hàng ngày, có thể kể đến như: con người, thiết bị, phần mềm, máy móc,…
Planning (hoạch định): Là khả năng xác định mục tiêu và lập kế hoạch cho các nguồn lực (thời gian, nhân lực, thiết bị máy móc,…) để thực hiện mục tiêu đó, giúp cho doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả hơn.

Hiểu một cách đơn giản thì ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cách thức hoạt động của hệ thống ERP đó là cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu, thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây.

Hệ thống ERP tiến hành kết nối các phần mềm lại trên một phần mềm và các số liệu được tạo ra có thể báo cáo đầy đủ và tổng quan nhất về tất cả hoạt động của doanh nghiệp. Người quản lý chỉ cần thông qua hệ thống này đã có thể nắm bắt mọi hoạt động của phòng ban như thế nào thông qua kết nối internet.

Đặc trưng của phần mềm ERP

Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.

Các chức năng của phần mềm ERP

Một phần mềm ERP cơ bản sẽ bao gồm các module sau:

Quản lý mua hàng (Purchase Control): Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.
Quản lý bán hàng (Sales Control): Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm; Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; Quản lý các công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng; Theo dõi công nợ các nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng…

Quản lý hàng tồn kho (Stock Control): Quản lý nhập – xuất – tồn kho; Quản lý kho theo nhiều tiêu thức (lô, hạn sử dụng, vị trí…), Báo cáo tồn kho.
Quản lý Kế toán – Tài chính – kinh tế (Accounting – Finance – Economy): Kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,…); Kế toán mua hàng; Kế toán bán hàng; Kế toán kho hàng, vật tư; Kế toán tài sản, CCDC; Kế toán giá thành; Kế toán thuế, tiền lương; Kế toán tổng hợp. Về chức năng kế toán, vẫn có sự khác biệt giữa phần mềm kế toán thông thường và kế toán trong ERP, tuy nhiên các phần mềm đều có thể giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát được tài chính và các công việc liên quan.
Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning): Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu.
Báo cáo quản trị (Management Reporting): Báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ; Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh Quý/Năm; Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng…

So sánh phần mềm ERP và các phần mềm quản lý rời rạc

Trên thực tế, tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, mỗi phòng ban lại dùng một phần mềm riêng biệt. Ví dụ, phòng kế toán sử dụng phần mềm tài chính-kế toán, ban nhân sự dùng phần mềm HRM, phòng chăm sóc khách hàng dùng phần mềm CRM, bộ phận nhà máy lại sử dụng phần mềm quản lý sản xuất,…

Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kết nối các dữ liệu lại với nhau, khiến dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp bị đứt gãy, dẫn đến phối hợp làm việc kém hiệu quả.

Sự khác nhau giữa phần mềm ERP so với các ứng dụng đơn lẻ khác như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho,… là tính tích hợp. Hiểu đơn giản thì ERP là một phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Điều này có nghĩa là nhân sự các bộ phận khác nhau, ví dụ, kế toán và bán hàng, sản xuất… có thể làm việc, cộng tác và chia sẻ dữ liệu trên cùng một phần mềm.

Những loại hình doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP?

Phần mềm quản lý ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong khâu quản lý, vận hành. Đặc biệt, một số nhóm ngành nhất định được đánh giá là có khả năng thu lợi nhiều nhất từ việc thực hiện.

Theo báo cáo ERP của Panorama Consulting Group (Mỹ), sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp đó là các lĩnh vực Dịch vụ & Công nghệ thông tin, Dịch vụ tài chính cũng chiếm tỷ trọng cao, lần lượt là 18% và 17%.

Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến nên sử dụng phần mềm ERP:

Ngành cơ khí chế tạo máy
Ngành sản xuất – đóng gói bao bì
Ngành công nghiệp thép
Ngành phân phối – bán lẻ
Ngành xây dựng – bất động sản
Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
Ngành khai thác mỏ – khoáng sản
Ngành vận tải – logistics
Ngành dược và thực phẩm
Thương mại dịch vụ
…

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai giải pháp ERP?

Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp triển khai linh hoạt dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp nên triển khai ứng dụng ERP:

Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Kế thừa và nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng.
Cần nâng cao năng suất làm việc: Doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý số liệu một cách thủ công, khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.
Phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Doanh nghiệp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.

Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm rời rạc: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.
Cập nhật xu hướng quản lý mới: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.
Sát nhập hoặc mua lại: Các công ty/tập đoàn lớn đang có nhu cầu hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hỗ trợ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo.

Quản lý doanh nghiệp toàn diện trên một phần mềm

Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm thông tin, để doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý thông tin (Information management), vận hành hàng ngày. Lãnh đạo không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi báo cáo mà vẫn nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp tức thời, vì dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real time).

Nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, từ đó giảm thiểu hàng tồn và chi phí liên quan đến tồn kho.

Đẩy mạnh hiệu suất công việc của nhân sự

Triển khai ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công (Business Process) lặp đi lặp lại bằng các quy trình tự động. Do đó, sức lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu.

Cải thiện sự cộng tác bằng phần mềm ERP

Làm việc cộng tác (teamwork) kết nối các thành viên là một phần thiết yếu để một doanh nghiệp phát triển mạnh. ERP giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, giao tiếp, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Công tác kế toán chính xác hơn

Khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ, kế toán thường phải nhập liệu thủ công số liệu từ các bộ phận khác vào phần mềm. Điều này có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán, hậu quả là kế toán sẽ phải mất thời gian để kiểm tra, đối chiếu và chỉnh sửa lại thông tin.

Giải pháp ERP sẽ giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu do nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan được thể hiện ngay trên hệ thống.

Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn nhờ các báo cáo phân tích chuyên sâu

Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, doanh nghiệp giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định với phần mềm ERP.

Hệ thống ERP cung cấp các báo cáo nhanh chóng về mọi hoạt động của doanh nghiệp như: Nhân sự, hành chính, kế toán, kinh doanh sản xuất… Luồng thông tin được sắp xếp khoa học, minh bạch với những báo cáo trực quan thể hiện bằng Dashboard giúp lãnh đạo nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể để đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất trong tương lai.

Đây là lợi ích của phần mềm ERP giúp các nhà lãnh đạo có những chiến lược và sự đổi mới kịp thời trong quản lý.

Hạn chế khi triển khai phần mềm ERP

Vai trò của ERP trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Nó giúp doanh nghiệp gia tăng tính chính xác trong công việc, tối ưu hóa các quy trình quản trị và từng giai đoạn trong gia công sản xuất,…

Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm ERP vẫn còn một số điểm hạn chế nhất định như:

Chi phí đầu tư lớn

Chi phí triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng user sử dụng, chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích.

Thời gian triển khai giải pháp ERP dài

Thông thường, để triển khai một dự án ERP thành công thì đơn vị thực hiện cần phải mất khá nhiều thời gian. Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù doanh nghiệp mà thời gian hoàn tất hệ thống ERP có thể kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm.

Phân loại phần mềm ERP đang có trên thị trường

Phần mềm ERP có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, nếu dựa theo nhà cung cấp có thể phân phần mềm ERP thành phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài.

Phần mềm nước ngoài

Do các nhà phát triển nước ngoài cung cấp, chẳng hạn như SAP, Oracle…

Ưu điểm:

Nhà tư vấn giàu kinh nghiệm.
Ứng dụng công nghệ tiên tiến.
Quy trình chuẩn hóa cao.

Nhược điểm:

Chi phí rất cao.
Khả năng tùy biến không linh hoạt.
Kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán Việt Nam.

Phần mềm trong nước

Là sản phẩm của các công ty công nghệ trong nước.

Ưu điểm:

Tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, cập nhật nhanh các quy định của Nhà nước.
Chi phí hợp lý, phù hợp với các doanh nghiệp trong nước.
Khả năng tùy biến cao phù hợp với từng nhu cầu doanh nghiệp.

Nhược điểm:

Tính chuẩn hóa thấp hơn so với phần mềm nước ngoài.
Khó đáp ứng được các hệ thống có độ phức tạp cao, hệ thống vận hành quá lớn.

Giá của hệ thống ERP

Trên thực tế, không có con số cụ thể về chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu. Một số yếu tố quan trọng quyết định giá thành triển khai hệ thống ERP:

Chi phí tư vấn: Chi phí doanh nghiệp phải trả cho nhà tư vấn giải pháp ERP
Lựa chọn đơn vị triển khai: Chi phí phần mềm ERP được quyết định phần lớn bởi đơn vị triển khai. Nhà cung cấp phần mềm ERP càng có thương hiệu lâu năm thì chi phí sẽ càng cao. Khi lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm ngoại, chi phí triển khai các giải pháp này sẽ từ vài triệu USD. Trong khi đó, mức chi phí cho các nhà cung cấp phần mềm trong nước chỉ bằng 1/10 so với giá triển khai các phần mềm ERP ngoại. Doanh nghiệp cần tính toán, cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP nhằm tránh việc phải ngừng dự án do không đủ kinh phí tiếp tục triển khai.
Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng phần mềm: Chi phí triển khai ERP cao hay thấp sẽ có thay đổi dựa trên quy mô của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp càng lớn, số lượng người dùng phần mềm càng đông, nhà triển khai sẽ giải quyết nhiều vấn đề phức tạp hơn nhằm đảm bảo một hệ thống trơn tru.

Hiểu được các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí của ERP sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc doanh nghiệp của bạn phải chi trả cho ứng dụng giải pháp ERP. Hơn nữa, nó cung cấp cho bạn kiến thức để đánh giá cẩn thận các ước tính giảm đáng kể các chi phí liên quan đến triển khai hệ thống ERP.

Các tiêu chí chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp

Năng lực của đơn vị cung cấp giải pháp: Lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm nhiều năm trong triển khai ERP, có thể cung cấp những tư vấn hữu ích thay vì chỉ đơn giản là giới thiệu thông số kỹ thuật của phần mềm.
Các chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp: Phần mềm ERP cần được thiết kế với các chức năng hướng đến những yêu cầu cụ thể và thực tế làm việc của doanh nghiệp.
Đánh giá từ khách hàng đã sử dụng hệ thống: Việc tham vấn ý kiến từ những khách hàng đã sử dụng dịch vụ là một cách rất hiệu quả để xác định năng lực của nhà cung cấp giải pháp ERP. Những đánh giá từ chính khách hàng đã sử dụng có thể cung cấp cho doanh nghiệp thông tin giá trị nhất về năng lực của nhà cung cấp ERP.

Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP có thể được mở rộng để xử lý một khối lượng công việc lớn hơn khi quy mô và người dùng tăng lên.
Khả năng tích hợp với phần mềm hiện có hoặc hệ thống thứ 3: Một hệ thống ERP tốt còn thể hiện ở khả năng tích hợp những phần mềm sẵn có của doanh nghiệp, ví dụ như phần mềm kho, bán hàng hoặc tích hợp với các phần cứng khác.
Phù hợp với quy định về kế toán của Việt Nam: Module kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong hệ thống ERP do phải nhận rất nhiều dữ liệu từ các module khác và đặt các hạch toán tự động. Tuy nhiên, phần mềm ERP nước ngoài không tuân thủ chế độ, quy định kế toán về kết chuyển, phân bổ chi phí… của Việt Nam. Để áp dụng, nhiều đơn vị phải mua thêm một phần mềm kế toán thực hiện báo cáo theo đúng quy định. Do đó, sẽ mất đi tính toàn vẹn, hoàn chỉnh của hệ thống ERP.
Hệ thống ERP dễ sử dụng: ERP được thiết kế thân thiện với người dùng.
Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Chi phí triển khai phần mềm ERP cần phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Những chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả, bao gồm: Chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí bảo trì hằng năm,…

Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Thiết lập đội dự án nội bộ với các thành viên phù hợp

Ứng dụng hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần thiết lập đội ngũ dự án nội bộ, để cùng kết hợp với nhà cung cấp phần mềm ERP. Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm:

Giám đốc dự án: Là một thành viên quản lý cấp cao, có tiếng nói trong doanh nghiệp, nhanh nhạy với công nghệ. Giám đốc dự án chính là người trực tiếp quản lý, lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối dự án dựa trên chiến lược kinh doanh, và mục tiêu của doanh nghiệp để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách.

Ngoài ra, vai trò của giám đốc dự án là: lập kế hoạch cho các cuộc họp, phát triển đội ngũ nhân viên dự án, theo dõi, xử lý các vấn đề và đảm bảo tiến độ của dự án.

Dưới giám đốc dự án là nhóm các Key user: thường là những người ở bộ phận quản lý các các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tài chính, kỹ thuật…Đây là nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm, họ sẽ cùng phối hợp với nhà cung cấp ERP trong quá trình triển khai phần mềm.

Lập kế hoạch, xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi có ý định triển khai ERP cần hiểu rõ những khó khăn cũng như xác định mục tiêu, nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng cần tính toán và lên ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thể triển khai.

Một bản kế hoạch về tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thời đưa ra các quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đã vạch ra.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngoài nước triển khai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất đối với doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét mức độ đáp ứng từ hai bên.

Chuẩn bị cho các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai

ERP là một hệ thống gần như cố định, việc thay đổi hoặc nâng cấp ứng dụng này sau khi đã đưa vào triển khai cần phải hạn chế bởi nó sẽ gây tốn kém thời gian – chi phí, nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng thì có thể gây xung đột với hệ thống đã được xây dựng trước đó, làm gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng như: phần mềm ERP hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu trong doanh nghiệp hay có những thay đổi mới trong khâu quản trị, điều hành, chuyển đổi mô hình kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất,… thì doanh nghiệp buộc phải nâng cấp phần mềm quản lý ERP.

Chính vì vậy, trước khi bắt tay vào thiết kế, triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai.

ERP là một hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng giống như bất kỳ một hệ thống nào khác, ERP cũng tồn tại những điều không hoàn hảo, đòi hỏi doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phải có những giải pháp để khắc phục kịp thời. Hy vọng bài viết của ISO Logistics sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.