Mã Zip là gì? Vai trò và chức năng mã zip trong vận chuyển

Mã zip là một thuật ngữ thông dụng để chỉ mã bưu chính, mã bưu điện hoặc mã vùng. Mã zip được sử dụng để xác định địa điểm khi chuyển thư, bưu phẩm hoặc khi mua hàng trên các trang web quốc tế. Mã zip thường gồm 5 chữ số và có chức năng khác nhau. Chữ số đầu tiên xác định mã vùng, chữ số 1 và 2 xác định mã tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, chữ số 1, 2, 3, 4 xác định mã quận, huyện và đơn vị hành chính. Hôm nay hãy cùng ISO Logisticsf tìm hiểu nhé!

Zip Code là gì?

Mã bưu chính hay Zip Code, Postal Code là hệ thống mã được Liên hiệp Bưu chính Toàn cầu thống nhất và quản lý nhằm xác định vị trí giao, nhận của bưu phẩm.

Khác với nhiều nước khác, Việt Nam không có mã bưu chính chung cho cấp quốc gia mà sẽ phân thành nhiều mã bưu chính riêng cho từng tỉnh, thành. Mã bưu chính ở Việt Nam là một dãy số ngẫu nhiên được điền kèm trên các thư từ, bưu phẩm được giao dịch thông qua trung tâm bưu chính.

Nhiệm vụ chính của mã bưu chính là bao gồm việc xác định đích đến cuối cùng của thư từ, bưu phẩm và được dùng để khai báo thông tin nếu có yêu cầu về mã bưu điện khi thực hiện các giao dịch trên các trang web nước ngoài.

Nếu người gửi gửi thư từ hoặc bưu phẩm trực tiếp tại các bưu cục, mã bưu chính thường được ghi tiếp sau thông tin, địa chỉ của cả người gửi và người nhận. Cũng có trường hợp không cần điền mã bưu chính của người gửi mà chỉ cần  điền mã bưu chính của người nhận.

Nếu người gửi đăng ký gửi hàng hoặc mua hàng quốc tế thông qua trang web, mã bưu chính cũng dùng để khai báo kèm theo các thông tin cá nhân khi được yêu cầu.

Tìm hiểu Zip Code tại Việt Nam

Không giống như các quốc gia khác trên thế giới, Việt Nam không có mã Zip Code chung cấp quốc gia. Thay vào đó, toàn bộ 63 tỉnh thành của Việt Nam đều sở hữu mã bưu chính riêng, được quy định theo quy tắc chung của cả nước.

Trước đây, mã Zip Code của Việt Nam bao gồm 6 con số khác nhau, tuy nhiên thông tư Quyết định 2475/QĐ-BTTTT về mã bưu chính quốc gia có hiệu lực từ ngày 1/1/2018 đã quy định lại rằng, mã bưu chính Việt Nam chỉ bao gồm 5 con số khác nhau. Từng con số được quy định theo một cấu trúc cụ thể

<h2style=”text-align: justify;”>Cấu trúc của mã Zip Code tại Việt Nam

Ký tự số đứng thứ 1: Cho biết mã vùng

Ký tự số đứng thứ 1 và 2: Cho biết mã tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương

Ký tự số đứng thứ 1, 2, 3, và 4: Cho biết mã quận, huyện hoặc đơn vị hành chính tương đương

Cả 5 ký tự số đều dùng để xác định đối tượng được gắn mã.

Như vậy, chỉ với việc nhìn các ký tự số có trên mã bưu chính của một món hàng hóa nào đó, người vận chuyển có thể dễ dàng nắm được nó đến từ đâu và phải gửi đến đâu. Điều này giúp giảm thời gian phân loại hàng hóa, từ đó tiến độ giao nhận hàng cũng nhanh chóng và năng suất hơn.

Vai trò của mã bưu chính

Theo định nghĩa mã bưu chính là gì như trên, chức năng chính của mã bưu chính là xác định được vị trí nơi người nhận sinh sống trên bản đồ bưu chính. Vậy tại sao phải điền mã bưu chính khi bạn cần gửi bưu phẩm, việc này có ý nghĩa gì đối với người dùng và đối với doanh nghiệp?

Đối với người dùng

Mã bưu chính mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng như:

• Xác định chính xác vị trí điểm đến của thư từ và bưu phẩm
• Hạn chế tình trạng thất lạc, mất hàng hóa khi gửi
• Hỗ trợ trong việc mua hàng quốc tế, giúp bưu kiện đặt mua được giao về Việt Nam một cách nhanh chóng
• Hỗ trợ thực hiện thanh toán quốc tế vì khi mua hàng quốc tế bạn buộc phải sử dụng các loại thẻ như Visa Master, JCB Amex Card và mã bưu chính là thông tin bắt buộc phải điền trước khi thực hiện hoạt động thanh toán
• Thanh toán quảng cáo Google Ads, Facebook,…

Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ

Với thị trường mua sắm trực tuyến như hiện nay thì mỗi ngày sẽ có hàng ngàn bưu phẩm cần phải phân loại và chuyển phát đến tay người nhận, do đó cung cấp mã bưu chính sẽ mang đến cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ những lợi ích như:

• Tiết kiệm được thời gian phân loại hàng hóa
• Tiết kiệm được chi phí thuê nhân công cho việc sắp xếp, phân loại hàng
• Tăng tính chính xác trong việc điều hướng và vận chuyển bưu phẩm
• Dễ dàng tích hợp và quản lý thông tin dữ liệu trên phần mềm quản lý
• Nâng cao chất lượng phục vụ và gia tăng được lượng khách hàng

Một số lưu ý về mã Zip Code tại Việt Nam

Zip Code 5 chữ số và Zip Code 6 chữ số

Như đã thông tin phía trên, theo quy định của Việt Nam, mã bưu chính chỉ bao gồm 5 ký tự số. Tuy nhiên khi giao dịch hoặc cần điền mã Zip Code trên các website quốc tế, có thể bạn sẽ được yêu cầu điền 6 chữ số của mã Zip Code. Trong tình huống này, bạn hãy thêm một số “0” vào cuối mã bưu chính của tỉnh/ thành phố mình  để được tính là hợp lệ.

Nhầm lẫn giữa Zip Code và Mã điện thoại quốc gia

Trên thực tế, có rất nhiều bị lẫn lộn giữa mã Zip Code và Mã điện thoại quốc gia của Việt Nam là: +84 hay 084. Để tránh sự nhầm lẫn này, bạn cần ghi nhớ rằng, Zip Code là mà bưu chính liên quan đến việc vận chuyển quốc tế, trong khi đó Mã điện thoại chỉ dành riêng cho việc liên lạc.

Cách tra cứu mã Zip Code

• Bước 1: Đầu tiên, bạn sẽ cần một máy tính/ điện thoại thông minh có kết nối mạng internet để truy cập vào Trang thông tin điện tử chuyên dành cho việc tra cứu mã bưu chính quốc gia
• Bước 2: Tiếp theo, để tra cứu mã Zip Code của tỉnh/ thành phố nơi mình đang sinh sống, bạn nhập địa chỉ vào khung trống rồi ấn “Tìm kiếm”
• Đặc biệt, tại bước này bạn có thể tùy chọn tải về toàn bộ mã Zip Code về thiết bị của mình để tiện tra cứu trong trường hợp không có kết nối internet. Để tải bộ mã về
• Bước 3: Bước 3 cũng chính là bước cuối cùng, bạn chỉ cần đợi kết quả hiện ra và sao lưu mã Zip Code của tỉnh/ thành phố bạn cần tra cứu.

Trên đây là những thông tin cần biết về Mã zip. Với những phân tích về vai trò của mã zip này, ISO Logistics hy vọng các chủ doanh nghiệp sẽ đưa ra lựa chọn hợp lý để đảm bảo quyền lợi cho mình.