Credit Note và Debit Note là gì? Sự khác nhau giữa chúng

Với những người làm trong ngành thương mại điện tử, Credit Note và Debit Note là những khái niệm đã quá đỗi quen thuộc. Thế nhưng, với những người ngoại đạo hay mới vào nghề thì đây là cụm từ còn khá mới mẻ. Vì thế, không ít người tự đặt ra câu hỏi Credit Note, Debit Note là gì? Phân biệt 2 loại chứng từ này như thế nào? Để hiểu rõ hơn về các thuật ngữ này, hãy cùng ISO Logistics tìm hiểu nhé!

Tìm hiểu về Credit Note và Debit Note

Như đã nói, cả Credit Note và Debit Note đều là những loại chứng từ quen thuộc đối với những người trong ngành thương mại. Nó thường được sử dụng để điều chỉnh giá trị trên các chứng từ. Dưới đây là khái niệm về 2 thuật ngữ này.

Credit Note là gì?

Credit Note hay còn được gọi là Credit Memo, đây là một loại chứng từ thương mại được người bạn sử dụng để bán cho người mua. Tuy nhiên, Credit Note chỉ được dùng cho trường hợp số tiền nhỏ hơn hoặc bằng với số tiền được ghi trên hóa đơn.

Thông qua Credit Note, người bán hàng có thể dễ dàng tương tác được với người mua một cách gián tiếp. Nó không chỉ giúp kích thích người mua hàng mà còn có khả năng khiến người mua quay lại vào những lần tiếp theo.

Trong một số trường hợp mua hàng hóa, nếu khách hàng trả thừa tiền so với số tiền được in trên hóa đơn. Credit Note được xem là căn cứ để người bán trả lại tiền thừa cho người mua hoặc bằng mặt hàng có giá trị tương đương với số tiền đó.

Ngoài ra, Credit Note còn được sử dụng để mua hàng sau này. Hiện, có 4 trường hợp thường sử dụng Credit Note có thể kể đến như:

• Sản phẩm bị lỗi hoặc hư hỏng do lỗi của nhà cung cấp trong thời gian vẫn còn bảo hành.
• Sản phẩm không đáp ứng nhu cầu của người mua và được phép trả lại cho nhà cung cấp.
• Sản phẩm không được áp dụng chính sách giảm giá hay chế độ ưu đãi.
• Một số lượng hóa đơn được cường điệu, phóng địa lên.

Debit Note là gì?

Debit note là một loại giấy tờ quen thuộc trong giao dịch thương mại hàng hóa quốc tế. Debit note được hiểu trong tiếng Việt là giấy báo nợ. Đó là một loại chứng từ thương mại do nhà cung cấp hàng hóa gửi đến đối tác mua hàng nhằm mục đích thông báo về nghĩa vụ thanh toán hóa đơn còn thiếu. Ngoài ra, giấy báo nợ còn có thể dùng vào việc nhắc nhở các khoản tiền sắp đến hạn hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới.

Trong một số trường hợp, giấy báo nợ do bên mua lập ra gửi đến bên bán khi muốn trả lại hàng hóa vay mua. Đối với những mặt hàng được trả lại, nội dung chứng từ Debit note bao gồm lí do trả hàng phù hợp và tổng số tiền tín dụng đã giải ngân để bên cung cấp hàng hóa hoàn tiền (nếu có).

Bên cạnh đó, Debit note còn có tác dụng như một hóa đơn điều chỉnh (Debit Memo). Nó được sử dụng khi hóa đơn bị sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên. Lúc này, nội dung Debit note sẽ đi kèm với lời giải thích để tăng tính minh bạch giữa hai bên.

Như vậy, Debite Note mặc dù được hiểu là giấy báo nợ nhưng không chỉ có chức năng báo nợ mà còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tùy vào mỗi trường hợp, doanh nghiệp khi lập Debit sẽ cân nhắc cẩn thận để đạt được hiệu quả giao dịch tốt nhất.

Thông tin cần có trên Debit Note là gì?

Với khái niệm Debit note là gì và các tình huống sử dụng Debit note nêu trên, chúng ta phần nào hình dung những thông tin cần có trên chứng từ này. Chúng bao gồm các thông tin chính sau đây:

• Thông tin truy xuất về bên mua và bên bán;
• Tên hàng hóa, số hiệu hàng hóa;
• Thời gian giao dịch (ngày/tháng/năm);
• Tổng giá trị đơn hàng;
• Số tiền cần thanh toán trong kỳ hạn sắp tới;

Bản chất của Debit note là gì?

Nhiều người không hiểu rõ bản chất Debit note là gì thường nhầm lẫn nó với hóa đơn thanh toán. Trên thực tế, Giấy báo nợ (Debit note) không phải là hóa đơn. Hóa đơn được xuất ra trong mọi trường hợp giao dịch, trong khi Debit Note thường chỉ được lập trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.

Hơn nữa, Giấy báo nợ phân biệt với hóa đơn ở chỗ chúng thường có hình thức như thư và không yêu cầu người nhận phải thanh toán ngay lập tức. Debit note chỉ có chức năng thông báo cho đối tác mua hàng về các nghĩa vụ thanh toán nợ sắp tới.

Như vậy, về bản chất Debit note có liên quan đến việc gia hạn tín dụng. Nghĩa là trong giao dịch thương mai, nhà cung cấp chuyển một lô hàng đến bên mua khi chi phí hàng hóa chưa được thanh toán.

Sau đó các khoản nợ và tín dụng này được nhập vào một hệ thống kế toán để tiếp tục theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa. Debit note sẽ được gửi đến bên mua khi hàng hóa được vận chuyển thành công để nhắc nhở về khoản cần thanh toán sắp tới.

Các hình thức Debit note phổ biến

Debit note được lập ra dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phổ biến nhất là hai dạng: dạng bưu thiếp và dạng biên lai vận chuyển. Vậy các dạng Debit note là gì?

Với dạng thư, Debit note như một cách nhắc nhở bên mua về các khoản nợ sắp tới hạn. Debit note dạng bưu thiếp dùng trong trường hợp bên bán không chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành chưa. Ngoài các thông tin bắt buộc, nội dung bưu thiếp Debit note còn có thể đính kèm thông tin về cách thanh toán nợ như: thông tin liên hệ, thông tin tài khoản nhận thanh toán

Với dạng biên lai vận chuyển, Debit note được gửi đến bên mua sau khi họ đã nhận hàng nhưng chỉ thanh toán một phần tiền. Biên lai Debit note có thể thay thế cho hóa đơn và người mua có thể dựa vào đó để trả lại hàng nếu chất lượng không đảm bảo.

Debit note có phải là chứng từ bắt buộc không?

Trên thực tế, không phải trong bất kỳ giao dịch nào doanh nghiệp cũng cần lập Giấy báo nợ (Debit note). Nhà cung cấp hàng hóa có thể lập hoặc không lập Debit note, tuy nhiên họ ưu tiên lập Giấy báo nợ để tiện theo dõi tất cả giao dịch. Về phía bên mua, đôi khi đối tác mua hàng cũng đưa ra yêu cầu nhà cung cấp gửi Debit note để lưu trữ nội bộ cho công ty.

Có thể nói Debit note không phải là một chứng từ cứng nhắc và bắt buộc trong khâu giao dịch thương mại. Việc sử dụng Giấy báo nợ là hoàn toàn linh hoạt và dùng Debit note hình thức nào đều phụ thuộc vào kế toán của mỗi công ty.

So sánh sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note

Mặc dù Debit Note và Credit Note đều là hóa đơn điều chỉnh, thế nhưng ý nghĩa của chúng là hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:

• Debit Note hay còn được gọi là hóa đơn điều chỉnh tăng. Nó thường được xuất bởi người mua với mục đích yêu cầu người bán cung cấp Credit Note. Quá trình này diễn ra hợp pháp với mục đích tăng giá trị hóa đơn trước đó.
• Ngược lại với Debit Note, Credit Note chính là hóa đơn điều chỉnh giảm, được xuất bởi người bán. Mục đích của Debit Note là để hủy đi giá trị của hóa đơn đã được xuất đi trước đó. Trường hợp này xảy ra khi hàng hóa bán ra do bị lỗi của nhà cung cấp, người mua hàng trả lại.

Như vậy có thể thấy rằng, về bản chất 2 loại chứng từ này hoàn toàn khác nhau. Việc nắm rõ những thông tin liên quan cũng như phân biệt được Debit Note và Credit Note sẽ giúp các bạn dễ dàng xử lý kịp thời khi phát sinh tình huống.

Những nội dung được đề cập trong Credit Note và Debit Note

Trong Credit Note và Debit Note thường sẽ được đề cập những nội dung chi tiết sau:

• Tên, địa chỉ, GSTIN của nhà cung cấp.
• Bản chất của tài liệu.
• Số seri liên tiếp chứa bảng chữ cái hoặc chữ số, duy nhất cho một năm tài chính.
• Ngày phát hành tài liệu.
• Tên, địa chỉ, GSTIN/Số ID duy nhất nếu được đăng ký bởi người nhận.
• Số seri và ngày xuất hóa đơn thuế tương ứng hoặc tùy theo từng trường hợp.
• Giá trị tính thuế của hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế hoặc theo từng trường hợp.
• Chữ ký hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.

Trên đây là những thông tin cần biết về Credit Note và Debit Note này, ISO Logistics hy vọng các bạn sẽ hiểu thêm về Credit Note và Debit Note là gì nhé!