EDI là gì? Vai trò, đặc điểm, ứng dụng và lợi ích của EDI

EDI là gì? Đây là cụm từ viết tắt mà chắc hẳn sẽ có rất nhiều người cảm thấy mới lạ và chưa hiểu được định nghĩa của cụm từ này. Để nắm rõ hơn về ý nghĩa cũng như những thông tin cơ bản cần nắm về cụm từ Edi, hãy cùng ISO Logistics tìm hiểu nhé!

Mục Lục

EDI là gì?

Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin.

(Theo Luật thương mại quốc tế của Uỷ ban Liên hợp quốc). EDI viết tắt của Electronic Data Interchange. Đối với các doanh nghiệp thì đây là phương thức trao đổi thông tin và tài liệu kinh doanh chẳng hạn như: hóa đơn, đơn đặt hàng, thông tin vận chuyển,… giữa các đối tác kinh doanh với nhau.

Vai trò của EDI

EDI được coi là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp và cũng là hệ thống giao dịch quan trọng bậc nhất trong thương mại điện tử B2B bởi những lợi ích mà nó mang lại.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: EDI thay thế cho các phương thức trao đổi thủ công thông thường. So với những phương thức nhập liệu, in ấn, sao chép hay xử lí hồ sơ thủ công, việc ứng dụng EDI sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí giấy tờ, thư tín. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm được thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần.

Nâng cao hiệu quả và độ chính xác cho giao dịch: EDI giúp hạn chế được những rủi ro thường gặp như lỗi nhập liệu mà phương thức thủ công trước đây hay mắc phải. Ngoài ra, nó còn rút gọn thời gian chu chuyển dòng tiền mặt, cải thiện các giao dịch kinh doanh và các mối quan hệ đối tác, khách hàng. Hệ thống lưu trữ của EDI giúp chắc chắn rằng văn bản đã được giao đến đối tác và có thể theo dõi lộ trình, đường đi của hàng hóa trong từng giai đoạn.

Tăng hiệu quả kinh doanh: khi EDI được sử dụng một cách thuần thục, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ hoạt động trơn tru, nhanh chóng và hiệu quả hơn từ việc tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ với đối tác đến việc hoàn tất những chứng từ cần thiết một cách nhanh chóng. Cụ thể hơn, EDI giúp doanh nghiệp giảm bớt tình trạng sai sót trong hóa đơn, cập nhật realtime tình trạng đơn hàng, …từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh so với các đối thủ.

Kết nối rộng hơn với các doanh nghiệp trên thế giới: doanh nghiệp có thể trao đổi trực tiếp với các công ty nước ngoài dễ dàng hơn rất nhiều, khi cả 2 đều sử dụng công nghệ EDI. Điều này giúp các doanh nghiệp trong nước có thể mở rộng hợp tác với các công ty lớn hay dễ dàng cho quá trình xuất/ nhập khẩu.

EDI hoạt động như thế nào?

Tất cả các giao dịch bởi EDI phải tuân theo các tiêu chuẩn nhắn tin EDI. Một trong những điều quan trọng nhất là phải có các quy trình quản trị tốt để có thể đảm bảo được chất lượng của dữ liệu.

Nếu thông tin bị thiếu, hay không được đặt đúng vị trí thì khả năng tài liệu EDI có thể không chính xác là rất cao. Tiêu chuẩn là trọng tâm của quá trình trao đổi dữ liệu điện tử.

Các tiêu chuẩn thông báo EDI đang được phát triển bởi một số tổ chức bao gồm ODETTE,GS1, Peppol, TRADACOMS, và Ủy ban tiêu chuẩn được công nhận. Dưới đây là hai hình thức hoạt động truyền thông điệp với EDI:

Kết nối điểm trực tiếp: Hai máy tính hoặc hai hệ thống được kết nối với nhau qua mạng Internet mà không cần phải qua bất cứ trung gian nào
Mạng VAN – Đây là mạng của bên thứ ba chịu trách nhiệm quản lý việc truyền dữ liệu

Trong đó, dữ liệu EDI sẽ bao gồm các phần tử như ID người gửi cũng như ID người nhận. Phân đoạn dữ liệu là một nhóm gồm một số phần tử được kết nối với nhau và có ý nghĩa độc lập.

Các công ty phải sẵn sàng xử lý số lượng ngày càng tăng các định dạng tài liệu và các tùy chọn truyền tải. Theo thống kê nhận được, một nhà sản xuất toàn cầu liên tục trao đổi 55 loại tài liệu với gần 2.000 đối tác.

EDI mang lại những lợi ích gì?

Giao dịch EDI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các quy trình B2B, đây được xem là phương tiện dùng để trao đổi tài liệu và giao dịch ưa thích giữa các công ty lớn và nhỏ.

Dưới đây là những lợi ích kinh doanh tiêu biểu mà công nghệ EDI đã mang lại thông qua tự động hóa và tích hợp B2B:

Công nghệ EDI tiết kiệm thời gian và tiền bạc với việc tự động hóa các quy trình trước đây thường được thực hiện với các tài liệu giấy
EDI đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu quả và năng suất với việc chuyển và xử lý nhiều tài liệu kinh doanh với độ chính xác cao hơn trong thời gian ngắn hơn
EDI giảm lỗi thông qua tiêu chuẩn hóa hoàn toàn, đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu sẽ được định dạng hoàn toàn chính xác trước khi được đưa vào các quy trình kinh doanh hoặc ứng dụng
Tích hợp EDI thuận tiện cho quá trình theo dõi và báo cáo vì các tài liệu điện tử có thể được tích hợp với nhiều hệ thống công nghệ thông tin, từ đó nó có thể thu thập, hiển thị và phân tích các dữ liệu
Tự động hóa EDI để hỗ trợ những trải nghiệm tích cực của khách hàng bằng cách giúp khách hàng đảm bảo được các giao dịch hiệu quả. Đồng thời quá trình tự động hóa EDI vòn góp phần phân phối các sản phẩm và dịch vụ một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.

EDI ứng dụng trong logistic và quản trị chuỗi cung ứng

EDI trong quản lý chuỗi cung ứng được sử dụng để sắp xếp việc chuyển nhiều loại tài liệu như vận đơn (B/L – Bill of Lading), chứng từ hải quan, trạng thái vận chuyển, hướng dẫn định tuyến, hóa đơn và nhiều các văn bản có liên quan khác.

Với EDI, các giao dịch được sắp xếp và tổ chức một cách tự động hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và truyền hóa đơn cũng như các dữ liệu cần thiết khác. Bên cạnh những lợi ích đã được đề cập bên trên, EDI có những đóng góp quan trọng cho thị trường xuất nhập khẩu, cụ thể như sau:

Quản lý hàng tồn kho tốt hơn: EDI giúp doanh nghiệp duy trì mức dự trữ hàng tồn kho lý tưởng cho tương lai bằng cách cung cấp cho doanh nghiệp quyền truy cập vào các bản cập nhật theo thời gian thực và xu hướng thị trường mới nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng để hợp lý hóa việc phân bổ nguồn lực hợp lý và quản lý mức độ thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.
Thông điệp được chuẩn hóa: Việc trao đổi thông tin điện tử qua EDI sử dụng một ngôn ngữ chuẩn hóa, được chia sẻ bởi người gửi và người nhận. Nhờ sử dụng một ngôn ngữ chung, các hệ thống thông tin khác nhau tương tác với nhau sẽ vượt qua rào cản ngôn ngữ và rào cản kỹ thuật.
Đối với nhà khai thác dịch vụ logistics: EDI tích hợp tất cả các hoạt động bằng đường biển, đường bộ hoặc đường hàng không trong cùng một luồng liên lạc và trong việc quản lý các cảng vận chuyển, hải quan, …
Trong quản lý Hải quan, PIF: EDI hợp lý hóa và cung cấp các thủ tục hành chính an toàn.
Đối với nhà phân phối: EDI giúp lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng, kiểm soát tốt hàng tồn kho đối với những sản phẩm dễ hư hỏng.

Nâng cao hiệu quả giao tiếp: Giao dịch thành công khi đạt được thông tin liên lạc tức thì, an toàn và hiệu quả không chỉ giữa nơi xuất xứ và điểm đến cuối cùng của sản phẩm, mà còn giữa nhà sản xuất và nhà phân phối, không chỉ về mặt liên lạc vật lý mà còn liên quan đến thông tin và dữ liệu, từ đó thúc đẩy sự liên kết hoàn hảo của tất cả các mắt xích của chuỗi cung ứng.

Qua những thông tin trên, chúng ta có thể thấy công nghệ EDI ngày nay đóng vai trò quan trọng trong logistic và supply chain, càng nhiều thành viên của chuỗi cung ứng sử dụng công nghệ EDI thì toàn bộ quy trình sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn.

Chính vì thế, EDI trở thành lựa chọn số một cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hiểu được tầm quan trọng đó, GOL đã nghiên cứu và phát triển sản phẩm của mình thông qua việc cung cấp dịch vụ kết nối EDI cho 2 sản phẩm đó là SMS Live và CDS Live.

So sánh quy trình giao dịch trên giấy với EDI

Giao dịch dựa trên giấy:

Hệ thống kiểm kê sẽ tự động thông báo cho người mua để có thể đặt hàng hoặc sai khi truy vấn hệ thống kiểm kê, người mua cần xác định rằng đơn hàng đã được tạo
Người mua tiến hành nhập dữ liệu lên màn hình hệ thống mua hàng để tạo PO, in và tiến hành gửi thư
Sau vài ngày, khi nhà cung cấp nhận được PO, họ sẽ tiến hành nhập thủ công vào hệ thống đặt hàng
Nhà cung cấp in hóa đơn và gửi kèm theo lô hàng, hoặc có thể gửi riêng bằng thư
Người mua tiến hành tự nhập hóa đơn vào hệ thống Tài khoản phải trả
Quá trình trao đổi các tài liệu giấy có thể có thêm một tuần vào quy trình, nếu có lỗi xảy ra bởi nhập dữ liệu thủ công thì thời gian có thể bị tăng lên rất nhiều.

Giao dịch với EDI

Trong hệ thống mua sắm, người mua sẽ sử dụng phần mềm EDI để tự động hóa tạo và gửi PO định dạng EDI khi hàng tồn kho đạt đến mức quan trọng
Trong khoảng thời gian ngắn vài phút, hệ thống đặt hàng của nhà cung cấp, sử dụng phần mền EDI sẽ nhận được EDI PO
Sau đó hệ thống sẽ tiến hành thông báo cho bộ phận vận chuyển hàng hóa và tạo hóa đơn EDI được truyển trực tiếp đến hệ thống phải trả của người mua
Quá trình EDI này có thể được hoàn thành vòng vài giờ đồng hồ

Trên đây là những thông tin cần biết về EDI. Với những phân tích về bản chất của EDI này, ISO Logistics hy vọng các bạn sẽ đưa ra lựa chọn hợp lý để đảm bảo quyền lợi cho mình.