Manifest là gì? Hướng dẫn cách khi Manifest chi tiết nhất 2024

Hãy cùng ISO Logistics tìm hiểu về Manifest và cách khai Manifest  cũng như lỗi sai hay mắc phải để bạn có thể sớm hoàn thành Manifest cần khai

Manifest là gì?

Manifest là hệ thống tiếp nhận bảng khai báo hàng hoá cùng những chứng từ, giấy tờ của lô hàng dùng để thông quan đối với tàu xuất nhập cảnh. Khi lô hàng đến cảng, hàng tàu sẽ nhận được thông báo hàng đến (tức là Arrival Notice). Việc khai báo hải quan sẽ được thực hiện bởi đại lý ở cảng, các thông tin về lô hàng cần phải khai báo bao gồm: số vận đơn, số lượng hàng, chi tiết về lô hàng, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn là bao nhiêu.

Các thông tin dùng để khai báo hải quan phải chắc chắn trùng khớp với những thông tin về lô hàng được cung cấp bởi người xuất khẩu. Việc hãng tàu và đơn vị giao nhận (Forwarder) khai thông tin lô hàng với hải quan sẽ được gọi là khai manifest. Cụ thể hơn, Forwarder sẽ khai manifest cho House Bill of Lading, trong khi đó, hãng tàu sẽ khai manifest cho Master Bill of Lading.

Khi người nhận đến nhận hàng, cơ quan hải quan sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin về lô hàng trên lệnh giao hàng D/O (tức Delivery Order) với thông tin được hãng tàu khai trên manifest. Hàng sẽ được giao khi thông tin đối chiếu là trùng khớp và ngược lại. Như vậy, có thể thấy rằng, người nhận muốn nhận hàng sớm thì việc khai manifest phải được tiến hành hết sức cẩn thận.

Khai manifest ở đâu? Khi nào thì được tiến hành

Đối với thắc mắc này, chúng ta sẽ có câu trả lời như sau:

• Người khai hải quan sẽ được chủ động lựa chọn hình thức phù hợp và thuận lợi nhất cho mình. cụ thể là:
• Khai manifest trực tiếp trên cổng thông tin một cửa quốc gia. Mẫu tờ khai theo chuẩn định dạng được công bố bởi Tổng cục Hải quan.
• Khai trực tiếp tại trang web của Tổng cục Hải quan.
• Trên thực tế, theo quy định, hãng tàu sẽ phải tiến hành khai manifest và đưa ra những chỉnh sửa bổ sung trước khi hàng cập cảng từ 1 đến 2 ngày. Tuy nhiên, hải quan nhiều quốc gia bắt buộc hàng tàu phải khai nghiệp vụ manifest sau khi tàu chạy được 12 giờ đồng hồ. Điển hình là Trung Quốc và Nhật, mục đích của việc này chính là tránh tình trạng buôn lậu hàng hoá.
• Nếu như hãng tàu khai trễ quá thời gian quy định, chắc chắn sẽ phải đóng một mức phí phạt nhất định. Nếu như hàng đã được thông qua mà hãng tàu muốn chỉnh sửa manifest thì thực sự sẽ rất khó khăn và tốn kém. Vì khả năng phải khai lại và chỉnh sửa manifest khá nhiều nên không ít hãng tàu đã thu thêm phí sửa bill.

Hướng dẫn chi tiết cách khai Manifest

Sau khi hãng tàu/đại lý hãng tàu/công ty giao nhận đăng nhập thành công vào hệ thống khai Manifest Online, màn hình trang chủ hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ của các hãng đã tạo trước đó. Hoặc danh sách các hồ sơ được gán quyền khai báo thông tin (đối với forwarder).

File Excel bao gồm các Sheet:

• Declaration list: Có chứa danh mục các dữ liệu chuẩn của hệ thống. Lưu ý quan trọng là không được xóa hoặc chỉnh sửa nội dung trong Sheet này.
• Goods Declaration: Được dùng để khai báo bản khai hàng hóa (Cargo Manifest) đối với trường hợp không sử dụng EDI.
• House Bill of Lading: Được dùng để khai báo thông tin về vận đơn gom hàng (dành cho các forwarder).
• General Declaration: Được dùng để khai báo bản khai chung.
• Crew list: Được dùng để khai báo danh sách thuyền viên.
• Crew’s Effect Declaration: Được dùng để khai báo bản khai hành lý thuyền viên.
• Ship’s store Declaration: Được dùng để khai báo bản khai dự trữ của tàu.
• Passenger list: Được dùng để khai báo danh sách hành khách.
• Dangerous goods manifest: Được dùng để khai báo danh sách hàng hóa nguy hiểm.
• Empty Container: Được dùng để khai báo bảng kê danh sách container rỗng.

Cụ thể dưới đây là cách khai Manifest chi tiết:

• Ô B3: Nhập số của bộ hồ sơ cần khai báo.
• Ô B4: Nhập năm đăng ký hồ sơ.
• Ô B5: Lựa chọn chức năng của chứng từ phù hợp.
• Ô B6: Nhập tên và địa chỉ người gửi hàng như trên vận đơn.
• Ô B7: Nhập tên và địa chỉ người nhận hàng như trên vận đơn.
• Ô B8: Nhập tên và địa chỉ người được thông báo 1 như trên vận đơn.
• Ô B9: Nhập tên và địa chỉ người được thông báo 2 như trên vận đơn (nếu có).
• Ô B10: Nhập mã cảng chuyển tải/quá cảnh (nếu có).
• Ô B11: Nhập tên cảng chuyển tải/quá cảnh (nếu có).
• Ô B12, B13: Nhập thông tin về cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B12 còn hàng xuất khai vào ô B13.
• Ô B14, B15: Nhập thông tin về địa chỉ cảng xếp hàng (Port of Loading). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B14, hàng xuất khai vào ô B15.
• Ô B16, B17: Nhập thông tin về địa chỉ cảng dỡ hàng (Port of unload/Discharge). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B16, hàng xuất khai vào ô B17.
• Ô B18: Nhập địa điểm giao hàng (Place of Delivery);
• Ô B19: Nhập loại hàng hóa.
• Ô B20: Nhập số vận đơn.
• Ô B21: Nhập ngày phát hành vận đơn, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
• Ô B22: Nhập số vận đơn gốc (Master Bill Number).
• Ô B23: Nhập ngày phát hành Master Bill, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
• Ô B24: Nhập ngày phương tiện vận tải khởi hành, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
• Ô B25: Nhập tổng số kiện và loại kiện hàng.
• Ô B26: Nhập các thông tin ghi chú về hàng hóa/sản phẩm, Shipping Mark,…

Thủ tục chỉnh sửa Manifest

Bước 1: chỉnh sửa trên trang web https://vnsw.gov.vn/. Sau khi chỉnh sửa bản khai theo thông tin mới nhất, người khai cần chọn vào mã hồ sơ của lô hàng này và sau đó yêu cầu chỉnh sửa, đẩy hồ sơ đi.

Bước 2: Người khai cần chuẩn bị các hồ sơ sau đến cơ quan Hải quan để yêu cầu Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa:

• Công văn xin chỉnh sửa manifest
• Thư điện tử của đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh manifest
• HBL của lô hàng
• MBL của lô hàng
• Sau khi Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa, coi như đã hoàn thành công việc chỉnh manifest và lấy hàng khi hàng đến dễ dàng hơn.

Vì thủ tục chỉnh sửa manifest hơi mất thời gian và nhiều công sức nên tốt nhất người khai nên khai cẩn thận, tránh trường hợp chỉnh sửa do khai sai để tiết kiệm chi phí chỉnh sửa.

Những sai sót thường gặp khi khai manifest

Việc khai manifest thì khá đơn giản, bởi cách khai quá đơn giản nên dễ dẫn tới chủ quan và sai sót. Sau đây sẽ là những lưu ý và những sai sót thường gặp khi khai manifest. Những lỗi dễ mắc phải khi khai manifest gồm những lỗi sau:

• Lỗi chính tả khi làm B/L (bill of lading) ( vd: thông tin đúng Door to Door Viet, thông tin sai là Door to Door Vet).
• Khai sai thông tin container hoặc nhầm thông tin container.
• Khai nhầm giữa CFS/CFS và CY/CF nhầm hàng container thành thành hàng lẻ.
• Khai sai hoặc khai thiếu thông tin shipper và consignee
• Khai sai trọng lượng hoặc số lượng (thường khai nhầm do dấu “.” và dấu “,”)
• Khai sai cảng xếp và cảng dỡ, khai sai địa điểm đích (lỗi ngày do người khai copy file excel manifest của lô trước đó).