Booking note là gì?Nó có vai trò như thế nào trong Logictics

Booking note là xác nhận đặt chỗ giữa hàng vận chuyển với người gửi hàng khi thuê vận tải hàng hóa. Đây là chứng từ rất quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ vận tải hàng hóa. Vậy booking note là gì, vai trò của chứng từ này. Hôm nay hãy cùng ISO Logistics tìm hiểu nhé!

Booking note là gì?

Booking Note là chứng từ được hãng tàu, hãng bay phát hành cho shipper khi đặt lịch vận tải. Tùy theo điều kiện mua bán trong incoterm bên mua hoặc bên bán sẽ có trách nhiệm thuê vận tải quốc tế.

Để có được booking Note từ hãng tàu shipper phải đặt chỗ với hãng tàu thông qua việc Booking, chủ hàng có thể tự làm hoặc thông qua Forwarder để đặt chỗ điều này dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Như vậy, Booking note được gọi là giấy lưu cước là chứng từ xác nhận việc đặt chỗ với hãng tàu về (thời gian chuyển, tên tàu, số chuyến, ngày vận chuyển, số lượng hàng, cảng bốc, cảng dỡ…), hình thức hãng tàu ghi lại việc đặt chỗ một chuyến hàng vận chuyển.

Booking Note Dùng Để Làm Gì?

Booking Note là một chứng từ cho biết chủ hàng đã đặt trước với một hãng tàu về việc vận chuyển hàng hóa.

Phân Biệt Booking Note Và Booking Confirmation

• Việc xác nhận Booking note của shipper (hãng tàu) theo kế hoạch đặt chỗ với chủ hàng chính là Booking Confirmation.
• Mỗi hãng vận chuyển có một mẫu Booking Confirmation khác nhau, nhưng bạn phải tuân theo quy tắc là lặp lại các thông tin sau trong Booking note bao gồm:
• Tên của hãng tàu, tên tàu, số chuyến vận chuyển, ký hiệu, ETD, giờ cát máng…
• Số lượng hàng hóa trên tàu, trọng lượng xếp hàng, số lượng container rỗng đã đóng gói, thời gian DET/ DEM, số điện thoại liên lạc …

Một vài thông tin trên Booking Note:

• Booking no (số đặt chỗ)
• Vessel, voy no (Tên tàu, số chuyến)
• Ước tính thời gian của chuyến tàu, thời gian tàu đến (ETD, ETA)
• Thông tin về số lượng và loại container, số lượng hàng hóa dự kiến, thông tin về loại hàng hóa
• Tên cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
• Điểm lấy vỏ container rỗng, điểm dỡ hàng container xuống(đối với hàng FCL),
• Vị trí lưu kho và thời gian đóng gói hàng(đối với hàng LCL)
• Closing time, Shipping Instruction cut-off time, VGM cut off time
• Thông tin liên hệ của nhà vận chuyển

Quy trình thực hiện lấy booking note từ hãng vận tải

Booking Note được cấp bởi hãng tàu nên chủ hàng hoặc FWD đặt chỗ với hãng tàu thông qua mail hỏi giá cước. Bạn có thể tham khảo mẫu mail hỏi giá cước cơ bản:

Bước 1: Viết mail hỏi cước

 Dear Julia  – STA Logistics,

I’m Lan Anh from Mercury Logistics Vietnam Co., Ltd in Vietnam, member of WCA’s Family like you 

Nice to be here to give you an inquiry from Belarus to Cat Lai, Hochiminh by sea, do hope you can give us the best rate today:

• Terms: Exw
• Pick up add: Gomel, Belarus
• Vol: 1 plt x 190x200x130cm, 1300kgs.
• POD: Cat Lai, Hochiminh by sea.

Await your promptly quotation~

Bước 2: Hãng tàu, bên dịch vụ nhận thông tin booking

Hãng tàu dựa vào yêu cầu của shipper để gửi lịch tàu theo dự kiến có thể qua mail hoặc qua form booking note nội dung về: Thời gian tàu chay, tên tàu số chuyên, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số lượng hàng, bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)…

Bước 3: Check booking note từ hãng vận tải

Forwarder hoặc chủ hàng nhân được Booking giá cước từ hãng tàu qua mail hoặc form booking Note sẽ xem xét có phù hợp với mong muốn đặt chỗ của shipper không về các điều khoản: Thời gian tàu chạy, số lượng, giờ cắt máng, lệ phí áp dụng, thời gian Lưu kho bãi được gia hạn có phù hợp với mong muốn của công ty không

Bước 4: Xác nhận đặt chỗ bằng Booking Confirmation

Khi chốt thông tin booking note khách hàng sẽ tiến hành làm làm động tác xác nhận booking với hãng tàu ( booking Confirmation)

Quy trình xác nhận booking note bằng booking confirmation

Booking Confirm là việc xác nhận đặt chỗ từ hãng vận tải của shipper (chủ hàng) đây là nghiệp vụ bắt buộc để xác lập quá trình vận tải.

• Khi chốt booking note từ hãng tàu shipper sẽ xác nhận lại việc đặt chỗ với hãng tàu bằng mail trả lời kèm theo mẫu booking confirm của hãng tàu quy định hoặc theo mẫu của doanh nghiệp.
• Nội dung trên booking confirmation sẽ nhắc lại các thông tin có trong booking note: tên tàu số chuyến, ETD, giờ cắt máng,  số lượng hàng, liên hệ lấy cont rỗng đóng hàng, thời gian DEM/DET. Khi nhận được booking confirmation hãng vận tải hiểu doanh nghiệp đã xác nhận đăt chỗ với hãng tàu bắt đầu thiết lập giao dịch vận tải
•  Chủ hàng tiến hành gửi SI (Shipping Instructions) trong đó có những yêu cầu của chủ hàng với hãng tàu (số hàng, loại bill cần lấy, số lượng hàng , yêu cầu thêm về nội dung cần show trên bill, thời gian lưu kho bãi tại cảng xuất hoặc cảng nhập nếu người gửi hàng yêu cầu thêm…)
•  Hãng tàu duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu sau đó rấy rỗng đóng hàng.

Cách khai thông tin trong booking note trên phần mềm khai báo hải quan

Với hàng xuất khẩu bộ chứng từ khai báo hải quan sẽ bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) ; phiếu đóng gói hàng hóa (packing list); booking note; thông tin về số container/ số seal và những chứng từ kiểm tra chuyên nghành khác.

Khi khai thông có trong booking trên phần mềm khai báo cần căn cứ vào phát sinh thực tế của đơn hàng, nếu không có phát sinh đột xuất thì thông tin trên booking note sẽ được dùng trong truyền tờ khai hải quan bao gồm: