Commercial Invoice là gì? Nội dung có trong hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice hay còn được gọi là Invoice) là chứng từ bắt buộc phải có trong các hoạt động mua bán hàng trong nước và quốc tế, đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện giá mua – bán, thanh toán hàng hóa, xác định giá trị hải quan và dùng để tính thuế nhập khẩu.

Trong bài viết này, ISO Logistics sẽ làm rõ hơn khái niệm của Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice là gì, các thông tin cần cung cấp khi làm hóa đơn thương mại.

Commercial invoice là gì?

Theo như tôi đã tìm hiểu được qua nhiều tài liệu, thì định nghĩa Commercial invoice là gì có thể gói gọn lại rằng:

Commercial Invoice là chứng từ thương mại được sử dụng cho việc thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu

Đúng như định nghĩa cơ bản của hóa đơn, nhỉ?

Nhưng số tiền tổng không phải là thông tin duy nhất cần xuất hiện trên C/I để thể hiện rõ yếu tố “thương mại”. Trên đó còn phải có đầy đủ những thông tin quan trọng như:

• Điều kiện thương mại Incoterms – các chuỗi 3 kí tự FOB,CIF,CFR,…;
• Phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P,… ;
• Phương thức vận chuyển hàng hóa được áp dụng, cụ thể như với đường biển có số tàu, số chuyến, POL, POD.
• Tổng lược lại thì lượng thông tin cần nắm bắt trên C/I có vẻ cũng nhỉnh hơn hóa đơn thông thường kha khá rồi đấy.

Công dụng hóa đơn thương mại – Commercial invoice là gì?

Hóa đơn thương mại có 4 công dụng chính như sau:

• Làm thủ tục để xuất nhập hàng hóa, giấy tờ quan trọng dùng để khai hải quan
• Các định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu
• Để xác lập yêu cầu thanh toán với bên mua hàng
• Dùng để đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước và các chứng từ khác như: C/O, hun trùng,…

Chức năng chính của Commercial invoice là gì?

Các chức năng chính mà hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) bao gồm có:

Chức năng thanh toán

Đây là chức năng chính của hóa đơn thương mại dùng sử để thanh toán. Là chứng từ hợp pháp để bên bán hàng đòi tiền từ bên mua. Trên hóa đơn thương mại sẽ ghi chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền… và có đầy đủ con dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.

Chức năng khai giá hải quan

Trên hóa đơn thương mại sẽ thể hiện giá là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác). Một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.

Chức năng tính số tiền bảo hiểm 

Cũng giống như khai giá hải quan, giá trên hóa đơn thương mại được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.

Nội dung và hình thức hóa đơn thương mại

Hình thức

Thông thường hóa đơn thương mại được phát hành bao gồm 1 bản gốc và 2 bản sao.

Phân loại

Hiện nay hóa đơn thương mại được phân ra làm 4 loại chính bao gồm:

• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn thanh toán sơ bộ tiền hàng trong những trường hợp như giá hàng là tạm tính, thanh toán theo từng phần,…
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
• Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice): Là hóa đơn có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Nhìn chung hình thức của hóa đơn chiếu lệ cũng giống như hóa đơn thương mại. Tuy nhiên chúng không dùng để thanh toán vì không phải là yêu cầu đòi tiền. Loại hóa đơn này thường dùng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu,…

Nội dung

Hóa đơn thương mại thường do các công ty tự lựa chọn và soạn thảo. Tuy nhiên dù lựa chọn mẫu hóa đơn nào thì Commercial invoice đều cần bao gồm những thông tin bắt buộc như:

• Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, Fax. Tùy vào điều kiện thanh toán mà mục này còn có thể bao gồm số tài khoản của doanh nghiệp.
• Người bán (Seller/Exporter): Các thông tin của nhà xuất khẩu trong hóa đơn thương mại cũng tương tự như bên nhập khẩu:
• Số Invoice: Do công ty xuất khẩu quy định.
• Ngày phát hành Invoice: Là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
• Và ngày phát hành này không phân biệt người xuất khẩu đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Phương thức thanh toán: Có 3 phương thức thanh toán quốc tế phổ biến hiện nay là:
• Phương thức chuyển tiền (T/T): Là phương thức thanh toán đơn giản, nhanh gọn và có chi phí thấp nhất trong các phương thức thanh toán quốc tế hiện nay. Phương thức này thường được sử dụng khi các bên đã có quan hệ mua bán lâu năm, lịch sử thanh toán tốt.
• Phương thức nhờ thu (D/P và D/A): Là phương thức thanh toán trong đó các Ngân hàng xử lý các chứng từ theo đúng các chỉ thị nhờ thu.
• Phương thức tín dụng chứng từ (L/C): Là phương thức phức tạp và có mức chi phí cao nhất trong các phương thức thanh toán quốc tế. Thường được sử dụng khi các bên mới giao dịch và chưa tin tưởng lẫn nhau.
• Điều kiện cơ sở giao hàng: Thường được ghi cùng với địa điểm nhất định ví dụ như CIP HANOI. Tùy thuộc vào phương tiện, hình thức vận chuyển cũng như loại hình hàng mà sẽ có điều khoản tương ứng. Và ở mỗi điều khoản trong Incoterm, trách nhiệm của các bên tham gia cũng có sự khác nhau.
• Thông tin hàng hóa: Mô tả hàng hóa trong Commercial invoice phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong hợp đồng thương mại hay L/C. Thông tin hàng hóa trong hóa đơn thương mại bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng…
• Tổng số tiền: Là tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ. Ngoài ra bắt buộc phải có mệnh giá đồng tiền.
• Ngoài những thông tin trên ra, Invoice còn bao gồm một số nội dung như: Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, ký hiệu chuyến bay, ngày giao hàng dự kiến,…

Phân biệt commercial invoice và non commercial invoice

Có khá nhiều người nhầm lẫn giữa commercial invoice và non commercial invoice. Tuy nhiên đây là 2 chứng từ hoàn toàn khác nhau.

Như trên chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về commercial invoice là gì? Vậy non commercial invoice là gì? Non commercial invoice hay còn được gọi là hóa đơn phi thương mại là chứng từ có chức năng mở tờ khai và kê khai các vấn đề về giá, thuế nhập khẩu.

Đây là hóa đơn không được dùng làm căn cứ để thanh toán giữa các bên mua bán. Điểm giống và khác nhau giữa commercial invoice và non commercial invoice cụ thể như sau:

Các điểm giống nhau: Hóa đơn thương mại và phi thương mại có hình thức hoàn toàn giống nhau. Nội dung của 2 loại chứng từ này cũng bao gồm các thông tin tương tự nhau.

Khác biệt: Điểm khác biệt lớn nhất giữa hóa đơn thương mại và phi thương mại là chức năng. Theo đó non commercial invoice chỉ có chức năng là mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế hải quan. Chứng từ này không có ý nghĩa phải thanh toán giữa các bên mua bán như hóa đơn thương mại.

Những lưu ý về hóa đơn thương mại không thể bỏ lỡ

Thời gian phát hành

Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container bởi khi ấy mới có đủ thông tin về hàng hóa để tính tổng tiền hàng. Ngoài ra cũng có trường hợp Invoice được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá.

Thiếu thông tin trong hóa đơn

Trong trường hợp Commercial invoice thiếu các thông tin quan trọng hoặc các thông tin giữa các chứng từ có sự chênh lệch sẽ ảnh hưởng tới quá trình thông quan hàng hóa. Nghiêm trọng hơn còn có thể bị xử phạt theo quy định.

Commercial invoice and packing list là hai chứng từ hoàn toàn khác nhau

Mặc dù các thông tin trong packing list (Danh sách đóng gói hàng hóa) và hóa đơn thương mại có vẻ giống nhau nhưng hai tài liệu này có chức năng hoàn toàn khác nhau.

Packing List là chứng từ mô tả chi tiết các thông tin về lô hàng như kích thước, trọng lượng, đơn vị tính,… Ngoài ra nó còn bao gồm thông tin về cách thức đóng gói lô hàng, nhãn hiệu.

Còn hóa đơn thương mại là bằng chứng về giao dịch thương mại giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.

Trên đây là một số thông tin về Commercial Invoice là gì, chức năng và nội dung của hóa đơn thương mại hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn. Nếu bạn cần tư vấn thêm về các chính sách, dịch vụ, hóa đơn xuất nhập khẩu hãy liên hệ với ISO Logistics. Chúng tôi tự hào là một trong những công ty vận tải Việt Nam cung cấp đầy các dịch vụ xuất nhập khẩu quốc tế, hỗ trợ tối đa nhu cầu các doanh nghiệp hiện nay. Mọi thông tin chi tiết và thắc mắc xin liên hệ: