Proforma Invoice là gì? Trường hợp cần sử dụng hóa đơn chiếu lệ

Proforma Invoice là gì

Nếu làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa thì chắc hẳn chúng ta đã từng nghe đến Proforma Invoice là gì. Sự khác biệt của PI là một loại hóa đơn cụ thể hơn chỉ được sử dụng trong một số trường hợp nhất định.

Hãy cùng tìm hiểu hóa đơn Proforma Invoice là gì, hóa đơn này được xuất khi nào và sự khác biệt với loại hóa đơn khác trong bài viết dưới đây của ISO Logistics.

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là gì

Proforma Invoice thường được mọi người viết tắt thành PI. Dịch ra tiếng việt thì Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ. Thực chất đây là bản nháp đầu của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng chuẩn bị xuất nhập khẩu.

Khi nhìn vào Proforma Invoice tức hóa đơn chiếu lệ, bạn sẽ biết được các thông tin của hàng hóa một cách đầy đủ như thông tin về số lượng hàng, loại hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm…

Tuy Proforma Invoice (PI) có hình thức giống như hóa đơn thương mại nhưng nó sẽ không được dùng để đòi tiền hay thanh toán. Lý do là bởi đây chỉ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức.

Bên xuất khẩu (bên bán) sẽ sử dụng PI để cam kết với bên nhập khẩu (bên mua) về những thông tin của lô hàng là đúng với thực tế. Đặc biệt xác định giá trị cụ thể của lô hàng đó.

Sau khi bên nhập khẩu đã nhận được Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) thì 2 bên sẽ tiếp tục đưa ra các điều khoản thỏa thuận chung và thống nhất chúng.

Vậy nên, bạn có thể hiểu rằng Proforma Invoice là những bản nháp cho phép sửa đổi nhiều lần rồi rút ra những điều kiện tối ưu nhất cho cả 2 bên mua – bán trước khi đưa các điều khoản vào hợp đồng thương mại chính thức.

Những trường hợp cần sử dụng hóa đơn chiếu lệ – PI là gì

Các trường hợp sau đây có thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ (PI):

  • Bên xuất khẩu phải xuất trình cho bên nhập khẩu các chứng từ chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa. Khi đó, hàng hóa vẫn chưa được giao.
  • Hóa đơn chiếu lệ được yêu cầu khi nhà nhập khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị hàng hóa để hoàn tất thủ tục hải quan. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và khu vực.
  • PI có thể được phát hành khi thông tin cần thiết chưa hoàn thành hoặc Commercial Invoice chưa thể được phát hành. Khi cả hai bên có đầy đủ thông tin về lô hàng, người mua cho rằng không có vấn đề gì với các điều khoản và hàng đã được đóng gói hoặc vận chuyển, nhà xuất khẩu có thể xuất hóa đơn thương mại cho lô hàng.

Proforma Invoice là gì

Thời điểm phát hành hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice)

Khi mua bán một lô hàng, bên bán không nhất thiết phải phát hành hoá đơn chiếu lệ PI. Chính vì thế cho nên cũng không hề có một quy định nào nói đến thời điểm phát hành loại hoá đơn này.

Tuy nhiên, để giao dịch trở nên rõ ràng về các điều khoản và sớm đi đến thống nhất, các bên có thể soạn trước một bản PI để tham khảo. Từ đó đưa ra các phương án hợp lí và thuận lợi cho cả 2 bên. Như vậy, hoá đơn chiếu lệ có thể được soạn thảo trong những trường hợp như:

Bên xuất khẩu cần đưa ra một chứng từ có đầy đủ thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu. Tất nhiên, vào thời điểm đó, hàng chưa được giao.

Cần hoá đơn chiếu lệ khi bên nhập khẩu cần có một chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng để hoàn tất thủ tục thông quan hàng hoá. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và vùng lãnh thổ.

Có thể phát hành PI khi chưa hoàn thiện được những thông tin cần thiết hoặc chưa thể phát hành được Commercial Invoice. Khi cả 2 bên đã có đầy đủ thông tin lô hàng, người mua cảm thấy ổn thoả về các điều khoản, hàng đã được đóng vào container hoặc được gửi đi thì bên xuất khẩu có thể phát hành hoá đơn thương mại cho lô hàng đó.

Tại sao sử dụng Proforma Invoice?

Proforma Invoice là gì

Như đã phân tích, việc xuất hoá đơn chiếu lệ trước sẽ giúp các bên hạn chế được những sai sót trong hóa đơn thương mại như các sai số liên quan đến số lượng hàng, đơn giá…gây ảnh hưởng đến kinh tế của các bên.

Chỉ cần nhìn vào Proforma Invoice, hai bên có thể nắm được các thông tin về lô hàng một cách cặn kẽ như trên hóa đơn. Đồng thời, các bên có thể thoải mái hơn trong việc thỏa thuận và thay đổi các cam kết đã đề ra liên quan đến lô hàng.

Mục đích sử dụng của Proforma Invoice là gì

Cũng như các loại hóa đơn khác, Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice phát hành với các mục đích sử dụng nhất định sau:

Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu;

Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ;

Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài;

Thay cho một đơn chào hàng.

Proforma Invoice là gì

Vai trò và nội dung của Proforma Invoice là gì 

Proforma Invoice thường có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Bởi vì nó được coi là tiền đề để hợp đồng mua bán tránh những sai sót không đáng có và các điều khoản có trong hợp đồng sẽ hài hóa giữa cả 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Lý do để coi Proforma Invoice trở thành tiền đề của hợp đồng mua bán cũng là bởi bên nhập khẩu và xuất khẩu nhìn vào nội dung của PI và tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có nội dung chưa hợp lý. Nội dung của Proforma cụ thể như sau:

Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)

Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người  bán

Buyer:  tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua

Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa, đơn giá của hàng hóa, số lượng giao dịch, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….

Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận

Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu

Port of Loading: Cảng bốc hàng

Port of Destination: Cảng hàng đế.

ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.

Phân biệt Hoá đơn chiếu lệ (PI) với Hoá đơn thương mại (CI)

Proforma Invoice là gì

Thực chất, dựa vào định nghĩa, chúng ta dễ dàng thấy được sự khác nhau giữa 2 loại hóa đơn này. Cụ thể như sau:

Về thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ được bên bán phát hành trước khi gửi hàng hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để gửi. Trong khi đó, hóa đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã hoàn tất đóng vào container, sẵn sàng giao cho bên mua.

Về nội dung được ghi trên hóa đơn: Thực ra thì cả hai loại hóa đơn này đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Tuy nhiên, vì là bản hóa đơn chính thức nên Commercial Invoice sẽ có những thông tin chi tiết về chi nhà xác hơn là hóa đơn chiếu lệ. Những thông tin trên hóa đơn thương mại sẽ không được thay đổi nữa. Tuy nhiên trên hóa đơn chiếu lệ, các thông tin vẫn sẽ được xem xét và sửa đổi cho đến khi cả 2 bên cùng nhất trí thì thôi.

Về tính cam kết giữa các bên: PI chỉ là thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để hai bên hiểu được những thoả thuận chung với nhau. Còn CI là chứng từ chính thức, xác nhận giao dịch mua bán và tất nhiên cả bên bán và bên mua đều bị ràng buộc trách nhiệm với nhau.

Về hoạch toán: Commercial Invoice được sử dụng để hoạch toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn hóa đơn chiếu lệ thì không.

Hy vọng qua bài viết này của ISO Logistics, các bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là gì và cách sử dụng chứng từ này trong giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu. Từ đó giúp quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

10+ Công ty chuyển phát nhanh quốc tế giá tốt, uy tín tại Việt Nam

Công ty chuyển phát nhanh quốc tế nào hiện nay an toàn và có mức...

Gửi hàng đi Canada | Bảng giá cước vận chuyển siêu rẻ 2024

Gửi hàng đi Canada là dịch vụ chuyển phát quốc tế đang được ISO Logistics...

Dịch vụ gửi hàng đi Hàn Quốc | Bảng giá vận chuyển giá rẻ

Gửi hàng đi Hàn Quốc là một trong những dịch vụ chuyển phát quốc tế...

Bảng giá gửi hàng đi Mỹ tại TpHCM | Dịch vụ vận chuyển giá rẻ

Gửi hàng đi Mỹ là một trong những dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế...

Gửi hàng đi Trung Quốc | Dịch vụ vận chuyển hàng giá rẻ 2024

Gửi hàng đi Trung Quốc đang là dịch vụ vận chuyển quốc tế mà rất...

Dịch vụ gửi hàng đi Mỹ tại Cà Mau | Vận chuyển an toàn – giá rẻ

Gửi hàng đi Mỹ tại Cà Mau là giải pháp mà ISO Logistics đang triển...