Packing list là gì? Vai trò, chức năng của Packing list

Packing list là gì trong xuất nhập khẩu? Một trong những chứng từ không thể thiếu để hoàn tất bộ hồ sơ thông quan hàng hoá chính là Packing List. Những ai đã và đang làm việc trong mảng xuất nhập khẩu chắc hẳn đã quá quen thuộc với khái niệm này. Vậy Packing List là gì? Chức năng và nội dung của Packing List như thế nào? Chúng ta sẽ có câu trả lời ngay sau đây!

Packing list là gì?

Packing list hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Điều quan trọng là cần có quy cách đóng goi, trọng lượng và kích thước.

Phân Loại packing list

Packing list thường có 3 loại:

• Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.
• Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).

Chức năng của packing list

Để hiểu rõ vai trò của loại chứng từ này trong hoạt động xuất nhập khẩu, chúng ta cùng điểm qua những chức năng chính nhé!

Ngay từ cái tên của nó là Packing List cũng đủ để ta hiểu phần nào rằng chứng từ này mô tả cách thức đóng gói lô hàng. Nhìn vào đó, bạn sẽ hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Từ đó có thể dễ dàng suy ra được:

• • Cần bố trí container để xếp dỡ như thế nào.

• • Nên thuê công nhân dể bốc xếp hàng hoá hay điều động các loại xe chuyên dụng như xe cẩu, xe nâng.

• • Nên lựa chọn phương tiện vận tải đường bộ như thế nào, nên sử dụng xe tải cỡ nào để vận chuyển hàng hoá từ cảng về kho,…

• • Khi phải kiểm hoá trong quá trình làm thủ tục thông quan thì tìm kiếm mặt hàng đó ở vị trí nào,…

• Từ những thông tin được nêu trong phiếu đóng gói, nếu như gặp trường hợp hàng hoá bị lỗi, bạn có thể khiếu nại nhà sản xuất một cách rõ ràng và minh bạch hơn. Bên bán sẽ dễ dàng truy ra được số lô bị lỗi, từ đó đưa ra giải pháp xử lý kịp thời nhất.

Một điều lưu ý dành cho những ai chưa có nhiều kinh nghiệm tỏng mảng làm chứng từ. Đó chính là đừng nhầm lẫn giữa phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List) và hoá đơn thương mại (Commercial Invoice). Thông tin trên 2 loại chứng từ này khá giống nhau và có nhiều thông tin liên quan đến nhau.

Tuy nhiên, với những dữ liệu đặc thù thì chúng thể hiện những chức năng khác nhau. Trên thực tế, hoá đơn thương mại là chứng từ thiên về phương thức thanh toán giữa các bên. Trong khi đó thì phiếu đóng gói hàng hoá sẽ thể hiện nội dung rằng cách thức đóng gói của hàng hoá như thế nào, thể tích và trọng lượng bao nhiêu,…

Nội dung của Packing List

Trên thực tế, một phiếu đóng gói hàng hoá đúng quy chuẩn sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:

• Số hoá đơn và ngày lập hoá đơn.
• Tên và địa chỉ cụ thể của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
• Thông tin chính xác về cảng xếp dỡ hàng hoá. Cảng đi và cảng đến,…
• Thông tin tên tàu và số chuyến.
• Thông tin về lô hàng, điển hình là số lượng, trọng lượng, số kiện hàng, thể tích kiện hàng,…
• Xác nhận của bên xuất khẩu: Ký rõ ràng và đóng dấu.
• Remark: Những ghi chú thêm về lô hàng.

Vai trò của packing list trong xuất nhập khẩu hàng hóa cụ thể như sau:

• Packing list được dùng để nhằm mục đích thực hiện việc khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn.
• Packing List chính là loại chứng từ có tác dụng hỗ trợ thanh toán trong trường hợp hàng hóa phải phù hợp với những gì được mô tả trên packing list.
• Packing list là một trong những chứng từ bắt buộc trong khai báo hải quan.
• Packing list số chủ thể là những người mua hàng kiểm tra được hàng hóa khi nhận hàng, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, chủng loại…
• Packing list đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm, trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
• Việc các chủ thể không hoàn thành packing list có thể xảy ra rất nhiều các vấn đề gây ra những ảnh hưởng đến doanh nghiệp như không nhận và gửi được hàng hóa, bị cơ quan Hải quan phạt… Bởi vậy doanh nghiệp cũng nên chú ý hoàn thành lại giấy tờ này kèm trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa, cần được gắn chặt vào bên ngoài của mỗi container vận chuyển. Đây được xem chính là trách nhiệm của chủ hàng và đại lý giao nhận trong việc xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng có chính xác hay không

Kết luận

Như vậy, trong hoạt động xuất nhập khẩu, thông qua phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List), chúng ta có thể nắm rõ những thông tin về lô hàng đó. Từ những thông tin cơ bản như số lượng hàng, tọng lượng lô hàng, quy cách đóng gói như thế nào, người mua có thể tính toán được thời gian bốc dỡ hàng hoá, phương thức vận chuyển nên lựa chọn,…

Thông thường, phiếu đóng gói hàng hoá sẽ được gửi cho bên nhập khẩu ngay sau khi công đoạn đóng gói hàng hoá hoàn tất. Như vậy, bên nhập khẩu sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm tra số lượng hàng được giao, từ đó lên kế hoạch kinh doanh lý tưởng, kịp thời nhất. Lưu ý, các bên có thể kết hợp hoá đơn lẫn phiếu đóng gói hàng hoá để thuận tiện cho việc theo dõi của bên nhập khẩu.

Trên đây là những thông tin cần biết về Packing List. Với những phân tích về chức năng và vai trò của Packing List này, ISO Logistics hy vọng các bạn sẽ đưa ra lựa chọn hợp lý để đảm bảo quyền lợi cho mình.