PO là gì? Những thông tin chi tiết nhất về Purchase Order

PO được biết đến là một khái niệm không quá xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức và đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy trên thực tế thì PO là gì? Nó có ý nghĩa như thế nào đến với các hoạt động thương mại? Hãy cùng ISO Logistics tìm hiểu trong những chia sẻ dưới đây nhé!

Mục Lục

PO là gì?

PO (Purchase Order) là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán đã đàm phán cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc,…

Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.

Nội dung chính của PO

Mỗi PO thường có đầy đủ thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, đơn gia, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn, cam kết các bên…. Tất nhiên, mỗi đơn đặt hàng sẽ có thông tin được trình bày khác nhau, tùy theo ý chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức.

Các nội dung cơ bản thường gặp trên PO bao gồm:

Number and date (số và ngày).
Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán).
Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa).
Quantity (số lượng).
Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật).
Unit price (đơn giá).
Total amount (giá trị hợp đồng).
Payment terms (điều kiện thanh toán).
Incorterms (điều kiện giao hàng).
Special instruction (discount, FOC…).
Signature (chữ ký).

Ý nghĩa của PO

Là một chứng từ vô cùng quan trọng, PO mang đến ý nghĩa vô cùng to lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Ví dụ như hợp đồng sau khi được 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, tình trạng thanh toán, điều khoản cũng như một số điều kiện khác. Mục đích của việc tạo PO chính là tìm ra các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn.

PO cho phép người mua làm rõ các nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Cả 2 bên đều có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đặt hàng không được giao như đã thỏa thuận. Cung cấp các tài liệu chính thức về việc bàn giao hàng hóa cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua hàng, tài chính và cả vận hành.

Khi một đơn hàng được tạo ra thì chi phí sẽ được thiết lập và từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp nhất.

PO mang đến ràng buộc về pháp luật trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Khi nào PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp thuận.

Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá quá trình kiểm soát suôn sẻ hơn và đảm bảo quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng.

Quy trình sử dụng PO

Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.
Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy.
Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.
Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.

Ứng dụng của PO hiện nay là gì?

PO có thể ứng dụng trong rất nhiều trng các lĩnh vực, tuy nhiên dưới đây là những ứng dụng phổ biến đó là:

Tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hàng ngày cũng như trên thị trường chứng khoán (cổ phiếu).
Tìm kiếm dịch vụ, tiện ích.
Yêu cầu người dùng sử dụng sản phẩm nhập khẩu (Dùng trong doanh nghiệp tư nhân).
Tìm kiếm sản phẩm có rõ nguồn gốc xuất xứ và sản xuất trong nước.
Tìm kiếm các sản phẩm lĩnh vực khác có nguồn gốc từ thiên nhiên và sản xuất trong nước.
Tối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng.

Những lý do khiến các doanh nghiệp sử dụng PO

Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu được PO là gì? rồi đúng không. Cho dù quy mô của doanh nghiệp có nhỏ hay là một tổ chức lớn với bộ phận mua hàng đầy đủ, các đơn đặt hàng được sử dụng vì nhiều lý do:

Đặt kỳ vọng rõ ràng: PO cho phép người mua làm rõ nhu cầu của họ cho các nhà cung cấp. Cả hai bên có thể sử dụng chúng trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.
Giúp quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng đang đến hay chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty và do đó, chi tiêu khôn ngoan hơn.
Mang tính ràng buộc về mặt pháp lý: Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, PO có thể đóng vai trò là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chỉ sau khi được nhà cung cấp chấp nhận.
Chúng là một phần quan trọng của con đường kiểm toán: Kiểm toán viên luôn tìm kiếm sự khác biệt về tài chính để doanh nghiệp cần sửa đổi. Do đó việc phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng đảm bảo doanh nghiệp chi tiêu đúng đắn và hợp lý để các kiểm toán viên không thể bắt bẻ được.

Những lợi ích trên được hướng đến người mua, nhưng đơn đặt hàng cũng là tài liệu quan trọng cho các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sử dụng chúng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều.

Phân biệt giữa PO và Invoice

Hãy cùng tìm hiểu xem liệu PO và Invoice có gì giống nhau và khác nhau nhé!

Giống nhau

Cả hai tài liệu đều là hợp đồng ràng buộc pháp lý. Điều này có nghĩa là thỏa thuận đã được thực hiện bởi cả người mua và nhà cung cấp, và các hành động mà họ đưa ra trong cả hai tài liệu đều là bắt buộc.

Ngoài ra, cả PO (Purchase order) và Invoice (hóa đơn) đều bao gồm chi tiết đơn hàng, thông tin gửi thư và giá cả. Hóa đơn cũng bao gồm số hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều chỉnh thanh toán (tín dụng hoặc giảm giá), lịch thanh toán và tổng số tiền do nhà cung cấp. Số PO cũng thường được đưa vào hóa đơn làm tài liệu tham khảo.

Khác nhau

Đơn đặt hàng được người mua chuẩn bị khi họ đặt hàng hoặc dịch vụ, trong khi hóa đơn được tạo bởi người bán để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa được bán.
Đơn đặt hàng được gửi cho người bán, trong khi hóa đơn được gửi cho người mua.
Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn hàng và ngày giao hàng của đơn hàng, trong khi hóa đơn bao gồm giá của đơn hàng, điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.
Đơn đặt hàng được tạo khi khách hàng đặt hàng, trong khi hóa đơn được tạo sau khi đơn hàng hoàn tất.
Một đơn đặt hàng nêu rõ chi tiết hợp đồng mua bán, trong khi hóa đơn để xác nhận việc bán hàng.

Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

PO là một chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp vì thế việc quản lý PO đúng cách sẽ là yếu tố vô cùng quan trọng để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

Quản lý bởi nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần bảo đảm tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên chính xác và dễ dàng hơn.
Tạo dựng các hạn chế về khoản chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách khoản mua thành nhiều danh mục khác nhau.
Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa việc quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách giúp bạn có thể ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn hàng trùng lặp được đặt trong cùng một sản phẩm.
Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của đơn hàng. Từ đó giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hay các chi phí vận chuyển cũng như các khoản thuế đánh vào hàng hóa.
Quản lý hồ sơ và tài liệu giúp đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ một cách đúng nhất để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ.
Quy trình hủy đơn cũng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, cần có một văn bản chính thức, gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng với các tài liệu có liên quan.

Với một số cửa hàng bán lẻ, đơn hàng hay đơn nhập sẽ được quản lý một cách nhanh chóng ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý hiệu quả. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng cho đến nhập kho.Hơn nữa quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.

Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp khác nhau. Để từ đó theo dõi nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Trên đây là những thông tin chính mà bạn cần biết về PO là gì cũng như những ý nghĩa của PO trong hoạt động thương mại. ISO Logistics hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp cho quý bạn đọc có thêm những kiến thức quan trọng về chủ đề này.