VGM là gì? Và cách tính VGM trong xuất nhập khẩu như thế nào?

Trong quá trình vận chuyển hàng hoá quốc tế, các doanh nghiệp không thể bỏ qua tầm quan trọng của VGM. Thủ tục này là bắt buộc và cực kỳ cần thiết đối với các lô hàng xuất nhập khẩu bằng Container.

Vậy, bạn đã biết VGM là gì chưa? Vai trò và chức năng của nó là gì, cách tính ra sao? Cùng theo dõi ngay bài viết sau đây của ISO Logistics để hiểu rõ hơn về khái niệm này bạn nhé!

Định nghĩa VGM là gì?

VGM là viết tắt tiếng anh của cụm từ Verified Gross Mass. Dịch sát nghĩa tiếng Việt là Tổng khối lượng đã xác minh. Hiểu một cách nôm na, đó là phiếu xác nhận toàn bộ khối lượng của hàng hóa và cả phần vỏ container bên ngoài. (thường gọi là tờ cân/phiếu cân)

Đây là một là quy định trong công ước SOLAS (Công ước về an toàn sinh mạng con người trên biển). Nhằm mục đích xác minh khối lượng của container chứa hàng. Qua đó, buộc mọi chủ hàng (hoặc shipper) phải thực hiện.

Công ước SOLAS ra đời với mục đích đưa ra các tiêu chuẩn tối thiểu về kết cấu khi khai thác tàu biển. Từ đó bảo vệ an toàn sinh mạng cho toàn bộ thuyền viên và hành khác (nếu có) trên tàu.

Tìm hiểu sơ lược về công ước SOLAS

Lịch sử hình thành công ước SOLAS

Trên thực tế, công ước đầu tiên về an toàn trên biển ra đời từ rất sớm năm 1914. Theo thời gian các công ước dần được bổ sung và hoàn thiện. Công ước SOLAS chính thức được thông qua vào ngày 17/06/1960.

Gọi tắt SOLAS 60 ( có hiệu lực từ ngày 26/05/1965) là một thành tựu quan trọng. Đánh dấu bước đột phá trong quá trình hiện đại hóa các quy định, ứng dụng phát triển của khoa học, công nghệ trong ngành công nghiệp hàng hải.

Và đặc biệt, Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển phiên bản hoàn toàn mới được thông qua từ ngày 01/11/1974 (gọi tắt SOLAS 74).

Công ước này vừa cập nhật các thành tựu mới nhất của khoa học và công nghệ. Đồng thời, được bổ sung sửa đổi hoàn toàn mới để có tính ứng dụng lâu dài. SOLAS 74 chính thức có hiệu lực từ ngày 25/05/1980 và được dùng phổ biến cho tới ngày nay.

Nội dung cơ bản của công ước SOLAS

Ban đầu SOLAS 74 chỉ bao gồm 9 chương (1 chương quy định chung và 8 chương kỹ thuật) cùng các điều khoản. Trong đó các điều khoản quy định chung về các thủ tục ký kết, chấp nhận, phê chuẩn, thông qua, tán thành, có hiệu lực, hủy bỏ, bổ sung sửa đổi,… đối với Công ước.

Còn các chương sẽ nêu lên các tiêu chuẩn đối với kết cấu, trang thiết bị và khai thác tàu nhằm mục đích đảm bảo sự an toàn. Sau hàng chục năm năm phát triển với sự tiến bộ không ngừng của khoa học – công nghệ, kết hợp với những phát sinh trong thực tiễn của ngành hàng hải, mà Công ước SOLAS được bổ sung và sửa đổi liên tục.

Tính tới thời điểm hiện tại, thì SOLAS 74 đã có 14 chương (1 chương quy định chung và 13 chương kỹ thuật).

Quy định về VGM là gì có thể nói là một trong những quy định quan trọng của SOLAS nhằm mục đích đảm bảo an toàn hàng hải. Cùng tìm hiểu chi tiết về VGM là gì trong phần phía dưới nhé!

Tại sao hàng hóa xuất khẩu phải khai báo VGM?

Nghĩ đi nghĩ lại thì hàng hóa XNK, VGM (phiếu cân) và công ước SOLAS có liên quan gì đến nhau?

Bạn có thể hiểu một cách đơn giản, công ước SOLAS sẽ quy định mọi vấn đề liên quan đến sự an toàn trên tàu từ trang thiết bị đến sự sắp xếp hàng hóa trên tàu.

Hàng hóa của bạn trước khi đưa lên tàu phải được xác định trọng lượng (thông qua phiếu cần VGM), để hãng tàu sắp xếp hàng hóa hợp lí, tránh việc xếp hàng bị chênh lệch giữa bên trái – phải, đầu tàu, thân tàu và đuôi tàu, dễ gây đắm tàu.

Nếu không biết trước trọng lượng hàng hóa trong container thì sẽ khó kiểm soát được trọng lượng hàng hóa trên tàu. Vì vậy phiếu cân VGM có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động xuất khẩu.

Trách nhiệm trong việc thực hiện và lập VGM của một container chứa hàng hóa là của người gửi hàng (shipper) trên vận đơn của hãng tàu (the Ocean Carrier Bill of Lading)

Người gửi hàng có trách nhiệm cung cấp VGM đến hãng tàu hay tại cảng theo đúng quy định của SOLAS. Thời hạn trình VGM theo quy định trên booking.

Trong trường hợp VGM vượt quá quy định thì container không được xếp lên tàu. Nếu chủ hàng không cung cấp VGM hoặc khai báo sai khối lượng container hàng hóa thì mọi chi phí phát sinh sẽ do chủ hàng chịu trách nhiệm.

Chức năng của VGM là gì?

Muốn hiểu rõ VGM là gì trong xuất nhập khẩu, chúng ta cần khám phá từng chức năng cụ thể của nó. Chẳng hạn như:

Chức năng xác định trọng lượng Container hàng hoá

VGM xác định Container hàng hoá có khối lượng bao nhiêu nhằm mục đích giúp kiểm soát được trọng lượng chở trên tàu tốt hơn.

Sau đó căn cứ vào đó, bạn có thể biết được Container có bị quá tải trọng mà hãng tàu cho phép hay không. Bởi, nếu vượt quá trọng lượng cho phép, hàng hoá của bạn sẽ bị khước từ vận chuyển hoặc rút bớt tải trọng đi.

Ngoài ra, nhờ vào chức năng xác định trọng lượng này như thế nào mà tàu có thể hoạt động một cách an toàn và hiệu quả hơn. Nó giúp bảo vệ tài sản và tính mạng con người trên tàu toàn diện nhất.

Chức năng sắp xếp vị trí hàng hóa trên tàu

Bên cạnh đó, VGM còn giúp chúng ta có được cơ sở để biết được trọng lượng, kích thước từng loại hàng hóa khác nhau. Điều này giúp chủ tàu bố trí các mặt hàng theo từng khu vực sao cho phù hợp và tối ưu nhất.

Thông thường, các Container nặng sẽ được đặt phía dưới cùng, Container nhẹ hơn thì sẽ được đặt phía bên trên. Cách sắp xếp này sẽ đem lại cho quá trình vận chuyển hàng hoá theo đường biển được thuận tiện, an toàn, hạn chế bị đổ dễ gây lật, đắm tàu.

Chức năng làm chứng từ nộp cho cảng

Trên thực tế, bạn có thể hiểu đơn giản VGM trong xuất nhập khẩu là gì để dễ dàng hơn trong việc nộp cho cảng hoặc hãng tàu. Từ đó, bạn sẽ xác định được các thông số về trọng lượng hàng hóa chứ không phải chứng từ của hải quan.

Bởi lẽ, các thông tin trên bản VGM liên quan đến chủ hàng, cảng và hãng tàu là chủ yếu.

Cách tính VGM như thế nào?

Có 2 cách tính VGM hiện nay là cân trực tiếp toàn bộ hàng hóa hoặc cân toàn bộ xe chứa container hàng hóa. Cụ thể thì:

Cách tính 1: Trước khi hàng được đóng vào container thì chúng sẽ được cân toàn bộ bằng cân điện tử. Sau đó để biết được khối lượng tổng thể của Cont chứa hàng đặt trên tàu thì cần cộng thêm trọng lượng của vỏ container rỗng.

Lưu ý: Cách tính 1 này áp dụng cho các trường hợp như:

Những cảng tàu có cân điện tử với trọng tải hàng hóa không quá lớn.

Hàng hóa chưa được đóng container ở cảng và có thể cân trực tiếp trước khi đóng vào container.

Cách tính 2: Cân toàn bộ xe chứa container hàng hóa, sau đó cân trọng lượng những xe không có chứa container.

Khối lượng cuối cùng cần điền trong phiếu VGM là hiệu số giữa khối lượng xe chứa container hàng hóa và khối lượng xe rỗng. Tùy thuộc vào trang thiết bị mà mỗi cảng sẽ có cách thức áp dụng cách tính này khác nhau.

Tuy nhiên phương thức này chỉ được áp dụng trong trường hợp đơn vị đã đóng sẵn hàng hóa vào Container và vận chuyển tới cảng.

Lưu ý: Dù là ở cách tính, phương thức tính nào thì đều sẽ không thể tránh khỏi được những sai số hay chênh lệch. Tuy nhiên VGM có cho phép sai số trong quá trình cân đo hàng hóa. Mặc dù không có bất kỳ quy định cụ thể nào nhưng một số nước có quy định mức sai số cho phép là 5% trọng lượng của hàng hóa.

Những thông tin bắt buộc khai báo VGM là gì

Dưới đây là một số thông tin cần thiết khi khai báo VGM:

• Container Number (Số container).
• Ocean Carrier Booking Number (Số Booking vận tải biển của hãng tàu).
• Unit of Measurement (Đơn đo lường).
• Verified Weight (Trọng lượng xác minh).
• Authorized Person (Người được uỷ quyền).

Responsible Party (Shipper named on the carrier’s bill of lading) / Bên chịu trách nhiệm (Tên chủ hàng trên MBL).
Ngoài ra, còn thể bổ sung thêm một số thông tin liên quan cho đầy đủ. Các thông tin này là không bắt buộc. Cụ thể:

• Weighing Date (Ngày cân).
• Weighing Method (Cách cân để tính VGM)
• Weighing Facility (Dụng cụ cân)
• Country of Method 2 / Quốc gia trong trường hợp dùng cách 2
• Shipper’s Internal Reference (Số kiểm soát nội bộ của chủ hàng)
• Ordering Party (Thông tin bên mua)
• Documentation Holding Party (Phía giữ chứng từ)

Quy trình xác nhận VGM đối với hàng cont và hàng lẻ

Lưu ý là quy trình xác nhận VGM với hàng nguyên cont (FCL) và hàng lẻ (LCL) là khác nhau. Vì thế, cần căn cứ vào loại hình hàng hóa của bạn để áp dụng quy trình xác nhận VGM cho phù hợp.

Quy trình xác nhận VGM đối với hàng FCL

Nếu bạn là chủ hàng đối với hàng FCL thì cần tiến hành quy trình xác nhận VGM theo các bước sau:

• Bước 1: Chủ hàng đăng ký cân hàng tại kho
• Bước 2: Kho hàng thực hiện việc cân hàng (theo cách 1 hoặc cách 2). Chủ hàng hoặc đơn vị forwarder cùng với bộ phận cân hàng ở kho giám sát quá trình cân.

Lưu ý, nếu VGM khi cân vượt quá trọng lượng cho phép tối đa (max gross weight) thì bạn buộc phải dỡ bớt hàng ra cho tới khi nào đạt khối lượng tiêu chuẩn cho phép mới được thông qua.

• Bước 3: Sau khi cân xong, kho hàng sẽ cấp cho bạn 2 bản VGM. Trong đó 1 bản lưu trữ tại kho, và 1 bản VGM do chủ hàng giữ.
• Bước 4: Chủ hàng giao phiếu cân VGM cho hãng tàu là xem như hoàn tất.

Ghi chú: Trường hợp bạn cân hàng container đóng tại bãi, thì ở bước 1, bạn cần đóng phí cho thương vụ cảng hoặc phát hành chứng từ TCT, nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi. Tiếp đó, chủ hàng nhập phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên mới có thể tiến hành cân container. Rồi khi nhận được VGM mới chuyển lại cho hãng tàu.

Quy trình xác nhận VGM đối với hàng lẻ LCL

Đối với hàng lẻ LCL xuất khẩu, thì để có phiếu cân VGM, chủ hàng cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đóng tiền tại thương vụ cảng để nhận phiếu xuất nhập khẩu. (nhận hàng và cân hàng)
• Bước 2: Tiếp đó bạn sẽ nộp phiếu này để cân hàng.
• Bước 3: Khi cân hàng xong thì sẽ được cấp phiếu cân VGM. Bạn nộp phiếu này cho đơn vị vận chuyển là xong.

Như đã nói, phiếu VGM khá quan trọng trong thủ tục xuất khẩu hàng hóa. Chính vì thế bạn cần nắm được thông tin khối lượng cho phép tối đa để tính toán cân đối lượng hàng cho phù hợp.

Tránh tình trạng hàng vượt quá VGM sẽ phải bốc dỡ hàng mất thời gian và tốn phí phát sinh không đáng có.

Trên đây là những thông tin về VGM là gì, cũng như VGM là gì trong xuất nhập khẩu. Hy vong, những thông tin trên do ISO Logistics cung cấp sẽ giúp ích cho công việc và kiến thức trong xuất nhập khẩu hàng hóa của bạn nhé!